Guide concernant la transmission électronique de documents à la Cour supérieure de justice de l’Ontario

Date de prise d’effet: 1er juillet 2014

Le présent guide s’applique à la transmission électronique de documents à la Cour supérieure de justice de l’Ontario. Il l’emporte sur les précédentes lignes directrices concernant le projet pilote de transmission électronique pour le rôle commercial, publiées en juin 2012, qui sont par les présentes révoquées.

Il est conseillé aux avocats et aux parties de consulter les parties pertinentes de la Directive de pratique provinciale, la Directive de pratique pour les instances à la Cour divisionnaire, ainsi que toute autre directive de pratique et guide applicables à la région de Toronto, qui sont consultables sur le site Web de la Cour supérieure de justice, à : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/.

Introduction

Il arrive souvent que les juges siégeant au rôle commercial demandent aux avocats de leur fournir une version électronique des documents déposés pour une audience. Or l’expérience révèle que d’importantes différences existent entre les formats utilisés par les avocats dans la préparation des documents électroniques. En conséquence, l’utilité de ces documents pour les juges varie d’un cas à l’autre : certains formats ne leur permettent pas de copier et de coller des portions de texte; certains ne structurent pas le fichier numérisé par documents, ce qui rend difficile la référence rapide à un élément; enfin, d’autres ne se prêtent pas à la recherche.

Pour que ces documents électroniques soit utiles aux juges, ils doivent : i) être bien structurés et se prêter à la recherche pour que les juges puissent cibler rapidement des éléments de preuve ou des arguments précis; ii) permettre au juge de copier et de coller une portion de texte énonçant un argument ou un élément de preuve; iii) rendre possible la portabilité de tout le matériel relatif à l’audience.

Afin que ces conditions soient remplies, un groupe de travail du Comité des utilisateurs du rôle commercial a préparé les présentes lignes directrices. Leur objectif est simple : que les avocats à qui un juge demandera de soumettre une version électronique des documents déposés puissent désormais suivre une méthode uniforme dans la préparation de ces documents pour rendre ceux-ci plus utiles aux juges.

Le présent guide, dans la plupart des cas, les avocats transmettront les documents électroniques au juge sur une clé USB comprenant les factums en format Word et le reste du matériel relatif à l’audience dans un fichier PDF structuré. Elles comportent aussi des lignes directrices pour l’envoi de documents par courriel.

Voici trois points importants à noter au sujet de la portée du présent guide :

Le présent guide est organisé en quatre sections :

Partie I : Un modèle de liste de contrôle que les juges peuvent utiliser lorsqu’ils discutent avec l’avocat les versions électroniques de documents requises dans un cas précis;

Partie II : Une description des étapes fondamentales à suivre dans la préparation des versions électroniques de documents à déposer auprès d’un juge;

Partie III : Une description des caractéristiques techniques pour les versions électroniques des documents, y compris le matériel et les logiciels requis. Les procédures indiquées sont prévues pour le matériel et les logiciels déjà accessibles aux avocats à un coût raisonnable. Cette section énumère le matériel et les logiciels déjà en place;

Partie IV : Des instructions détaillées sur la façon de créer des documents PDF simples et complexes.

Les présentes lignes directrices sont de nature expérimentale. Bien qu’elles soient le produit de la consultation des avocats et des juges, il n’y a aucun doute que des améliorations seront à apporter à mesure que ce document sera utilisé. Le Comité des utilisateurs du rôle commercial prévoit faire le suivi de l’utilisation de la transmission électronique de documents et apporter des améliorations au guide selon l’expérience acquise avec le rôle commercial.

Partie I : Modèle de liste de contrôle à l’usage des juges siégeant au rôle commercial

Word version

Juge : No du dossier :
Intitulé de l’instance : Date de l’audience :
No	Description	Oui   /   Non
1.	Présentation d’une version des factums en format Word.	Oui    Non
2.	Présentation d’une version PDF des factums et des dossiers de requête et de motion. (Sélectionner le no 3 [Format simple] ou le no 5 [Format complexe].)	Oui    Non
3.	Format simple : Création de signets dans le fichier PDF (voir le document sur les lignes directrices).	Oui    Non
4.	Recherche possible dans le PDF par reconnaissance optique de caractères (ROC).	Oui    Non
5.	Format complexe : Création d’hyperliens et de signets dans le fichier PDF (voir les lignes directrices).	Oui    Non
6.	Envoi d’une copie papier au juge. (Utiliser la section au bas de la page pour les instructions particulières.)	Oui    Non
7.	Dépôt auprès du bureau du rôle commercial par clé USB ou par CD-ROM.	Oui    Non
8.	Réception du fichier PDF avec hyperliens dans les cinq jours ouvrables (selon le nombre de pages, le nombre de liens potentiels et les ressources offertes).	Oui    Non
9.	Envoi d’une version électronique des documents à toutes les parties.	Oui    Non
NOTE : LES DOCUMENTS CONFIDENTIELS NE DOIVENT PAS ÊTRE DÉPOSÉS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE.

Parties	Noms, coordonnées et instructions sur l’appellation des fichiers
Demandeur/ Requérant
Défendeur /Intimé
Tiers mis en cause
Intervenant

Instructions supplémentaires : ______________________________________________________

Partie II : Étapes fondamentales à suivre pour la préparation et le dépôt de versions électroniques de documents de procédure déposés auprès d’un juge

A. Préparation d’un document électronique en format Word

1. Le ou les documents sont créés dans un logiciel de traitement de texte. Le format standard est Microsoft Word (.doc).
2. Créer les pages couverture, les pages verso, les index et les annexes en format Microsoft Word.
3. Une copie du ou des documents de procédure officiels, avec les pièces jointes, doit être imprimée et déposée en tant que copie officielle de la cour.
4. Une copie du factum doit être envoyée en format Word, et une autre en format PDF (si le juge en fait la demande).

B. Préparation d’un document électronique en format PDF

5. Convertir ou numériser le document Word en format PDF. La conversion est préférable.
6. Convertir ou numériser la page couverture, la page verso, les index, les annexes et tout autre élément pertinent, et les combiner au fichier PDF.
7. Le contenu du fichier PDF combiné doit être le même que celui de la version papier officielle déposée en cour et doit être présenté de la même façon. La version PDF doit répondre aux mêmes exigences des Règles de procédure civile que la version papier.
8. Les documents numérisés ou convertis doivent être en noir et blanc, à moins qu’il n’y ait une raison pertinente d’y inclure du contenu en couleur.
9. La résolution des documents numérisés ou convertis doit être de 200 à 300 ppp.
10. Mettre à jour la numérotation des pages dans le fichier PDF pour qu’elle corresponde à celle de la version papier (voir « Partie III: Description des caractéristiques techniques »).
11. Nommer le fichier PDF selon la convention d’appellation des fichiers (voir « Partie III: Description des caractéristiques techniques »).
12. Appliquer la reconnaissance optique des caractères (ROC) dans le PDF pour permettre la recherche dans le texte.
13. Créer des signets et des hyperliens dans le PDF pour faire le lien avec les pages de référence comprises dans les pièces jointes (si demandé).
14. Ne pas appliquer de paramètres de sécurité ni modifier les propriétés du fichier PDF d’une manière qui pourrait empêcher la cour d’ouvrir, de consulter, de sauvegarder, d’imprimer le document ou d’y faire une recherche.
15. Confirmer la taille du document Word ou PDF dans les propriétés du document.
16. Transmettre une copie du document PDF à toutes les parties.

C. Transcriptions

27. Des versions électroniques des transcriptions peuvent être déposées en format PDF ou Word, pourvu qu’il soit possible de faire des recherches dans les documents.

D. Transmission des versions électroniques au juge

18. Nous prévoyons que dans la plupart des cas, les juges demanderont aux avocats que les versions électroniques des documents leur soient fournies sur une clé USB ou un CD-ROM. Lorsque c’est le cas, les avocats doivent en faire la transmission par le bureau du rôle commercial. La clé USB ou le CD-ROM doivent être accompagnés d’une lettre de présentation dans laquelle sont indiqués les documents contenus sur la clé USB ou le CD ROM.

19. Dans les cas où le juge demande que les fichiers lui soient transmis par courrier électronique, le courriel devrait indiquer l’intitulé de l’instance, le numéro de dossier du greffe, le nom de l’avocat, celui de la partie et le type de dépôt. Une liste des fichiers joints doit figurer dans le corps du texte. Voir l’exemple ci-dessous.
20. PRENEZ NOTE QUE le système de courrier électronique d’un juge ne peut accepter les courriels dont la taille des pièces jointes dépasse 6 Mo.

Partie III : Description des caractéristiques techniques

A. Renseignements généraux sur la taille des fichiers PDF et Word

21. Nombre de pages papier approximatif contenues dans un document PDF

Taille des données	Nombre de pages approximatif
1 Mo	20 pages
2 Mo	40 pages
5 Mo	100 pages
10 Mo	200 pages
100 Mo	2 000 pages (boîte de documents remplie aux ¾, recto seulement)
1024 Mo ou 1 Go	20 480 pages (de 8 à 12 boîtes de documents, recto seulement)
2048 Mo ou 2 Go	40 960 pages (de 16 à 24 boîtes de documents, recto seulement)

Note 1: Les signets et la table des matières peuvent influer sur la taille d’un document PDF. Les hyperliens peuvent aussi en augmenter radicalement la taille. Nombre de pages approximatif d’un document Word par rapport à sa taille

Taille des données	Nombre de pages approximatif
1 Mo	60 pages
2 Mo	120 pages
5 Mo	300 pages
10 Mo	600 pages
100 Mo	6 000 pages (de 2 à 3 boîtes de documents, recto seulement)
1024 Mo ou 1 Go	61 440 pages (de 24 à 30 boîtes de documents, recto seulement)

Note 2 : Il n’est pas courant qu’un fichier Word dépasse les 10 ou 20 Mb s’il ne contient que du texte.

Note 3 : Les images et les graphiques peuvent augmenter radicalement la taille d’un document Word.

B. Convention d’appellation des fichiers électroniques

22. Les parties doivent se rencontrer dès que possible pour s’entendre sur la convention d’appellation à utiliser pour identifier chaque document. Par défaut, on utilise la convention d’appellation suivante.

Dossier de requête

23. APAR – Dossier de requête du requérant
    APRR – Dossier de requête de l’intimé
    APINR – Dossier de requête de l’intervenant 
    

Dossier de motion

24. MPL – Dossier de motion du demandeur
    MDE – Dossier de motion du défendeur
    MTP – Dossier de motion du tiers mis en cause
    MAP – Dossier de motion du requérant
    MRP – Dossier de motion de l’intimé
    MIN – Dossier de motion de l’intervenant 
    

Affidavits

25. AFPL – Affidavit du demandeur ou de son représentant
    AFDE – Affidavit du défendeur ou de son représentant
    AFTP – Affidavit du tiers mis en cause ou de son représentant
    AFAP – Affidavit du requérant ou de son représentant
    AFRP – Affidavit de l’intimé ou de son représentant
    AFIN – Affidavit de l’intervenant ou de son représentant 
    

Cahier de textes faisant autorité

26. BAPL – Cahier de textes faisant autorité du demandeur
    BADE – Cahier de textes faisant autorité du défendeur 
    BATP – Cahier de textes faisant autorité du tiers mis en cause
    BAAP – Cahier de textes faisant autorité du requérant
    BARP – Cahier de textes faisant autorité de l’intimé
    BAIN – Cahier de textes faisant autorité de l’intervenant 
    

Factums, y compris les factums modifiés ou additionnels

27. FPL – Factum du demandeur 
    FDE – Factum du défendeur 
    FTP – Factum du tiers mis en cause
    FAP – Factum du requérant 
    FRP – Factum de l’intimé 
    FIN – Factum de l’intervenant 
    

Note 4 : Ajouter les suffixes AM (amended) ou SUP (supplemental) pour indiquer qu’un factum a été modifié ou a subi des ajouts respectivement

Sommaire des dépens

28. COPL – Sommaire des dépens du demandeur
    CODE – Sommaire des dépens du défendeur
    COTP – Sommaire des dépens du tiers mis en cause
    COAP – Sommaire des dépens du requérant
    CORP – Sommaire des dépens de l’intimé
    

Note 5 : Lorsque plusieurs documents du même type sont déposés, ajouter au nom du fichier les suffixes 001, 002, 003, 004, 005, etc.

C. Numérotation des pages des fichiers PDF pour les factums

La page de titre n’est pas numérotée

La numérotation des pages d’index doit être réglée en chiffres romains, p. ex. i, ii, iii, iv, etc.

La numérotation des pages du factum électronique doit être la même que celle du factum papier. Les pages du factum doivent être numérotées de façon consécutive, p. ex., 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc

Note 6 : On trouvera des instructions supplémentaires sur la manière de numéroter à nouveau les pages dans Adobe Acrobat en cherchant dans le menu « Aide » de Adobe Acrobat Writer.

D. Ajouter des signets dans un fichier PDF

29. Utiliser Adobe Acrobat Writer ou un autre logiciel PDF pour combiner des documents en un seul fichier PDF ou numériser le contenu des documents à déposer.
30. Créer des signets en sélectionnant des portions de texte et en appuyant sur le bouton droit de la souris, puis en cliquant sur « Ajouter un signet »; cette fonction se trouve aussi sur la barre de menu. À noter que les différents logiciels et versions de Adobe classent cette fonction dans différentes sections du menu. Consulter le menu « Aide » de votre logiciel pour en savoir plus.
31. Le fichier PDF doit se prêter à la recherche par ROC pour qu’on puisse y surligner des portions de texte. Dans Adobe Acrobat, surligner l’en-tête du document tel qu’il apparaît dans l’index, cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner « Ajouter un signet » pour ajouter automatiquement le texte surligné au signet.La fonction « Ajouter un signet » de la version X de Adobe Acrobat est située dans le menu contextuel :
32. Chaque signet devrait permettre le renvoi à la page correspondante du PDF selon l’index du fichier.
33. Dans les « Propriétés du document » du fichier PDF, sélectionner « Vue initiale » pour afficher le « Panneau Signets et page ». Adapter le zoom à « Page entière ».
34. Si possible (et si demandé), créer un hyperlien vers les autres documents du fichier PDF, comme la jurisprudence, les transcriptions, les affidavits, etc.
35. Les hyperliens ne doivent être créés que s’ils renvoient à des documents contenus dans le fichier PDF. Consulter le menu « Aide » de votre logiciel pour en savoir plus.

E. Matériel et logiciels requis

Logiciels / Matériel	Options
Ordinateur de bureau ou portatif	Les exigences minimales dépendent des logiciels achetés. Pour le moment, les exigences minimales sont les suivantes : processeur d’au moins 1,3 GHz, 512 Mo de mémoire vive; 1 Go d’espace de disque dur disponible; Windows XP ou une version ultérieure; graveur de CD/DVD et port USB; CD/DVD (pour la transmission); Clé USB (pour la transmission).
Numériseur	Le numériseur doit préférablement comprendre un alimentateur automatique.
Logiciel de traitement de texte	Microsoft Word ou Corel Word Perfect
Logiciel PDF	Le logiciel doit permettre la ROC, la combinaison de PDF et la création de signets et d’hyperliens.Logiciels de conversion gratuits : Microsoft Office 2007 et les versions subséquentes permettent de sauvegarder des documents en format PDF avec le complément Office 2007 offert gratuitement sur le site Web de Microsoft. Word Perfect (version 9 et versions subséquentes) le permet aussi. OpenOffice est un logiciel gratuit et ouvert semblable à Microsoft Office. L’outil de traitement de texte convertit aussi les documents en format PDF (compatible avec MAC). http://download.openoffice.org/ Primo PDF est un outil gratuit que vous pouvez installer et qui génère une file d’impression qui convertit les documents en format PDF. http://www.primopdf.com/index.aspx Autres logiciels peu coûteux : Adobe Acrobat Standard X est l’un des logiciels de conversion, de visualisation et de création PDF les plus fréquemment utilisés (recommandé). http://www.adobe.com/products/acrobatstandard.html Nuance PDF Converter Pro 7 est un autre logiciel souvent utilisé pour la conversion, la visualisation et la création de PDF  www.nuance.com/products/pdf-converter-professional7/index.htm.
Logiciel de numérisation	Un logiciel de numérisation devrait être fourni avec le numériseur au moment de l’installation. Consulter le mode d’emploi ou toute autre documentation fournie à l’achat de votre numériseur.
Application de messagerie électronique	Microsoft Outlook, Lotus Notes ou une autre application de messagerie
Connexion Internet	Préférablement une connexion haute vitesse
Autres ressources en ligne utiles	Pour en savoir plus sur les PDF : http://www.pdfforlawyers.com/Consulter le menu « Aide » de votre logiciel PDF.

Note: La disponibilité des logiciels et du matériel cités précédemment peut varier.

F. Logiciels optionnels et supplémentaires

36. Un nettoyeur de métadonnées pour décontaminer les documents Word et PDF des métadonnées. On peut aussi faire la même chose simplement en copiant le contenu d’un document dans un nouveau document vierge (veiller à ce que la pagination soit la même). Sinon, imprimer et numériser vos documents en format PDF.
37. La plupart des métadonnées des documents PDF peuvent être enlevées par le menu « Propriétés » du PDF ou avec un nettoyeur de métadonnées compatible avec le logiciel PDF.
38. Ne pas compresser les fichiers en dossier ZIP ou dans un autre format de compression. Les fichiers destinés à la transmission électronique ne doivent jamais être compressés.

G. Matrice des options logicielles*

Fonctionnalités / Caractéristiques	Nuance PDF Converter Pro 7	Adobe Acrobat X Standard	Adobe Acrobat Reader	Foxit Reader
Visualisation, recherche et impression de fichiers PDF	Oui	Oui	Oui	Oui
Conservation des hyperliens, des signets et des commentaires	Oui	Oui	Oui	Oui
Révision de documents : Commentaires, notes, mise en évidence (flèches et feuillets autocollants)	Oui	Oui	Oui	Oui
Modification du texte dans le fichier	Oui	Oui	Non	Non
Exportation de commentaires et de notes dans le sommaire	Oui	Oui	Non	Non
Recherche dans le texte (pour texte en ROC)	Oui	Oui	Oui	Oui
Signature numérique	Oui	Oui	Non	Non
Cryptage et paramètres de sécurité	Oui	Oui	Non	Non
Conversion de documents Word	Oui	Oui	Non	Non
Fusion de fichiers PDF	Oui	Oui	Non	Non
Fonction ROC	Oui	Oui	Non	Non
Création de signets	Oui	Oui	Non	Non
Création d’hyperliens	Oui	Oui	Non	Non
Possibilité de numériser	Oui	Oui	Non	Non
Version compatible avec Mac	Oui	Oui	Oui	Oui
PRIX	99,99 $	199,00 $	GRATUIT	GRATUIT

*Cette matrice n’est pas exhaustive. En outre, les programmes informatiques et les prix ne sont pas actuels. Il s’agit des prix en vigueur en 2012. Les utilisateurs devraient vérifier les nouveaux programmes et les prix en cours.

Partie IV: Comment créer des documents PDF simples et complexes

39. Il existe deux manières de créer des documents PDF, soit par conversion d’un document texte en format PDF en utilisant un logiciel comme Adobe Acrobat, Adobe Distiller, Nuance, ou PDF Maker, soit par numérisation des documents papier en PDF.

A. Convertir un fichier texte en fichier PDF

40. La conversion d’un fichier texte en format PDF est la meilleure façon de procéder pour deux raisons : d’une part, il est plus facile de faire des recherches dans un document converti que dans un document numérisé; d’autre part, les documents convertis font des fichiers plus légers que les documents numérisés. Il importe de toujours convertir la version définitive des documents pour que le contenu et la pagination du document PDF correspondent à ceux de la version papier déposée en cour.

B. Créer un fichier PDF à partir d’un document numérisé

41. En l’absence d’une version texte, les documents doivent être numérisés directement en PDF à l’aide du logiciel fourni avec le numériseur. La numérisation de documents en format « image » nécessitera qu’on y applique la ROC pour qu’ils se prêtent à la recherche.

C. Combiner des fichiers PDF

42. Si vous souhaitez combiner plusieurs documents PDF en un seul, vous devez le faire avant de créer des signets. Selon le logiciel utilisé, des signets pourraient être créés automatiquement au moment de combiner les fichiers. Il faut un logiciel « créateur » de PDF (Creator ou Writer) est essentiel pour fusionner des fichiers PDF.

D. Créer des signets

43. Les signets s’affichent sur le côté gauche d’un document PDF. Pour visualiser les signets, sélectionner « Signets » ou « Afficher les signets » dans le menu « Affichage » de votre logiciel Adobe Acrobat (l’emplacement de ce menu dépend de la version d’Adobe Acrobat ou du logiciel que vous utilisez). Utiliser la table des matières comme référence pour créer les signets.

E. Renommer ou effacer des signets

44. Si vous devez renommer des signets pour qu’ils correspondent à la table des matières, suivez ces instructions :

F. Créer des hyperliens

45. Les hyperliens s’affichent dans le texte du PDF. Dans un factum, ils peuvent mener aux preuves documentaires, aux témoignages, aux ouvrages faisant autorité, aux preuves matérielles, aux affidavits, etc.

G. Mettre à jour la numérotation des pages

46. La page couverture et la page verso ne sont pas numérotées.
47. La numérotation des pages d’index doit être réglée en chiffres romains, p. ex. i, ii, iii, iv, etc.
48. La numérotation des pages du factum électronique doit être la même que celle du factum papier. Les pages du factum doivent être numérotées de façon consécutive, p. ex., 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc.
49. Mettre à jour la numérotation des pages par la section « Numéroter des pages » du logiciel PDF. La numérotation des pages peut être faite manuellement pour qu’elle corresponde à celle de la version papier.
50. D’autres instructions sur la manière de renuméroter les pages dans Adobe Acrobat ou dans un autre logiciel PDF sont accessibles dans le menu « Aide » du logiciel.

H. Foire aux questions

51. Que veut dire « 200 ou 300 ppp » et pourquoi est-ce important?

La qualité d’un document numérisé dépend largement de la qualité du document papier. Si le document est vieux (avant 1995) ou le papier de mauvaise qualité, l’image pourrait en souffrir. Si la résolution du logiciel de numérisation est paramétrée à 200 ou 300 ppp, l’image créée sera de la meilleure qualité possible tout en gardant le fichier le plus léger possible. La résolution est mesurée en points par pouce (ppp). Une numérisation à plus haute résolution est plus lente à effectuer, selon le numériseur et la quantité de pages à numériser. La résolution recommandée est de 200 ou 300 ppp.

52. Que signifie « ROC »?

« ROC » est l’acronyme de « reconnaissance optique des caractères ». Il s’agit d’une technologie qui permet la recherche et la modification de fichiers PDF. L’exactitude de la ROC n’est pas toujours optimale; elle dépend largement de la qualité du papier et de la résolution utilisée.

53. Que signifie « PDF »?

PDF est l’acronyme de Portable Document Format (« format de document portable »). C’est un format de fichier universel qui préserve la police, les images, les graphiques et la présentation des documents originaux, peu importe l’application ou la plate-forme utilisée pour la création.

54. Que signifie « USB »?

USB est l’acronyme de Universal Serial Bus (« bus série universel »). Les clés USB sont utilisées pour archiver et transporter des fichiers.

55. Comment connaître la taille de mon fichier PDF?

Cliquer sur le bouton droit de la souris sur le nom du fichier PDF et consulter l’onglet « Propriétés du document ».

56. Comment doit-on nommer un fichier PDF?

Suivre les lignes directrices de la convention d’appellation des fichiers et celles fournies dans la liste de contrôle de la première rencontre.