Avis consolidé à la profession pour les affaires de droit de la famille et de protection de l’enfance devant la Cour de la famille d’Ottawa

En vigueur dès le 25 janvier 2021 (la dernière mise-à-jour est en date du 30 septembre 2021)

A) INTRODUCTION GÉNÉRALE

L’objectif du présent avis est de résumer et de remplacer les divers avis et les diverses directives communiqués au public et à la profession par les juges administratifs locaux en droit de la famille et de protection de l’enfance à Ottawa pendant la pandémie de COVID-19, lesquels touchent les avocats et les parties qui se présentent seules devant la Cour de la famille d’Ottawa.

Le présent avis vise à suppléer l’Avis consolidé à la profession, aux plaideurs, aux personnes accusées, au public et aux médias, entré en vigueur le 19 mai 2020, émis par le juge en chef de la Cour de justice de l’Ontario, dans sa version modifiée (l’« Avis du juge en chef ») ainsi que l’Avis au public et à la profession – Activités des tribunaux dans la région de l’Est à partir du 1^er mars 2021, émise par le juge principal régional de la région de l’Est (« l’Avis du JPR ») et le récent Avis à la profession d’application provinciale concernant les causes en droit de la famille, émis par le juge en chef de la Cour de justice de l’Ontario le 13 septembre 2021. Pour plus de clarté, le présent avis ne remplace pas les avis ci-haut mentionnés; il a pour but de consolider dans un seul document les directives contenues dans ces avis qui sont pertinents à la Cour de la famille d’Ottawa, ainsi que les pratiques et les procédures qui sont propres à la Cour de la famille d’Ottawa.

Le présent avis à la profession ne comprend pas les pratiques et les procédures concernant les activités de la Cour divisionnaire.

Bien que les audiences en personne devant les tribunaux aient été suspendues pour la plupart depuis le 17 mars 2020 dans les affaires de droit de la famille et de protection de l’enfance, la Cour de la famille d’Ottawa n’était pas fermée. En ce moment, la Cour traite toutes les affaires, y compris les procès, de façon virtuelle, par écrit, par téléphone ou par vidéoconférence. Pendant cette suspension des activités régulières des tribunaux, il est attendu que les avocats et les parties fassent activement progresser leurs cas pour arriver à un règlement définitif ou à une décision, conformément aux Règles en matière de droit de la famille, et qu’ils demandent notamment des comparutions virtuelles devant le tribunal et y participent.

B) DIRECTIVES S’APPLIQUANT AUX AFFAIRES DE DROIT DE LA FAMILLE ET DE PROTECTION DE L’ENFANCE

1- Où déposer des documents judiciaires ou demander la planification d’un événement relatif à une affaire de droit de la famille et de protection de l’enfance

Les documents judiciaires ou les demandes de planification d’un événement relatif à une affaire de droit de la famille ou de protection de l’enfance peuvent être déposés :

• au comptoir virtuel de la Cour de la famille;
• au bureau de coordination des procès;
• au comptoir virtuel du tribunal pour la protection de l’enfance.

Chacun des services de la cour précédents est exclusivement responsable de traiter les demandes et les dépôts de documents spécifiques. Par conséquent, pour veiller au traitement approprié de votre demande ou de votre dépôt de documents, il est très important que ces derniers soient envoyés au bon service de Cour, et de la façon indiquée ci-dessous au paragraphe 2.

Il est également essentiel que les parties auto-représentées et les avocats ne surchargent pas les divers comptes de messagerie indiqués précédemment, et qu’ils les utilisent de façon responsable aux fins indiquées. Il est également rappelé aux avocats et aux parties auto-représentées les raisons très limitées pour lesquelles ils peuvent communiquer avec le Bureau de coordination des procès ou les membres de la magistrature, comme il est expliqué dans l’avis à la profession sur les communications avec les membres de la magistrature de novembre 2019.

Bien qu’il soit possible de se rendre au palais de justice d’Ottawa pour déposer des documents en personne, il est encore déconseillé aux avocats et aux parties auto-représentées de se rendre physiquement au palais de justice et ils sont fortement encouragés à déposer leurs documents judiciaires par voie électronique.

a) Le comptoir virtuel de la Cour de la famille

Les dépôts ou les demandes de planification d’événement relatif à une affaire de droit de la famille qui n’est PAS expressément la responsabilité du Bureau de coordination des procès ou du comptoir virtuel du tribunal pour la protection de l’enfance (comme décrit ci-dessous) doivent être faits ou déposés au comptoir virtuel de la Cour de la famille.

Il existe deux façons de déposer des documents ou de communiquer avec le comptoir virtuel de la Cour de la famille : dans le portail des Services de justice en ligne de l’Ontario appelé « ONe-key », ou par courriel à l’adresse Ottawafamilycourt@ontario.ca. Le tableau ci-dessous indique l’endroit où chaque type de document ou de demande devrait être déposé :

Portail des Services de justice en ligne de l’Ontario (SJL) appelé ONe-key ou courriel

Courriel seulement Ottawafamilycourt@ontario.ca

Les documents suivants peuvent être envoyés au comptoir de la Cour de la famille par le portail Services de justice en ligne de l’Ontario, appelé « ONe-key », ou par courriel à l’adresse Ottawafamilycourt@ontario.ca : actes de procédure (demande, réponse, motion en modification, réponse à une motion en modification) dans toute affaire de droit de la famille; demandes d’audience par écrit, documents appuyant la formule de motion 14B pour une ordonnance sur consentement, un divorce non contesté et un procès non contesté dans une affaire de droit de la famille; projets d’ordonnance devant être signés par le greffier ou le juge qui a ratifié l’ordonnance, et documents connexes.

Les documents ou les demandes de planification d’événements relatifs à une affaire de droit de la famille suivants doivent être envoyés au comptoir virtuel de la Cour de la famille par courriel à l’adresse Ottawafamilycourt@ontario.ca : dépôts ou demandes de planification d’événements relatifs à une affaire de droit de la famille qui ne sont PAS expressément la responsabilité du Bureau de coordination des procès ou du comptoir virtuel du tribunal pour la protection de l’enfance (comme décrit ci-dessous). Ces dépôts et demandes comprennent ce qui suit, mais ne s’y limitent pas : demandes de planification d’une conférence relative à une cause ou une motion; formules de confirmation de motion et de conférence relative à la cause; documents déposés à l’appui d’événements relatifs à une affaire de droit de la famille susmentionnés ou aux fins de ces événements; demandes d’audience orale et documents appuyant une motion relative à la procédure.

Les documents déposés par courriel à l’adresse électronique du comptoir virtuel de la Cour de la famille devraient être envoyés au moins sept jours ouvrables avant toute comparution devant une cour prévue pour veiller à ce que l’officier de justice les reçoive à temps pour l’audience.

*** Conformément à la pratique établie avant la pandémie, les soumissions sur dépens doivent être envoyées par courriel au compte générique des assistants judiciaires de la Cour supérieure de justice (SCJ.Assistants@ontario.ca).

b) Le Bureau de coordination des procès

Les documents ou les demandes de planification d’événements relatifs à une affaire de droit de la famille suivants doivent être envoyés au Bureau de coordination des procès par courriel à l’adresse OttawaSCJ.TC.Office@ontario.ca :

• les demandes d’autorisation de présenter une motion urgente, les motions urgentes et les documents relatifs à une motion déposés à l’appui de la demande ou de la motion (y compris les formules de confirmation) dans une affaire de droit de la famille. (Si la demande d’autorisation de présenter une motion urgente est faite dans une nouvelle affaire dans laquelle la demande n’a pas encore été déposée, la demande signée doit être incluse dans le courriel et elle sera produite par la cour de façon prioritaire);
• les demandes de conférence en vue d’un règlement amiable dans une affaire de droit de la famille;
• les documents déposés aux fins d’une conférence en vue d’un règlement amiable dans une affaire de droit de la famille;
• les demandes de conférence relative à une cause, de conférence en vue d’un règlement amiable, de conférence de gestion de procès ou de motion déposées auprès du juge qui est saisi d’une affaire de droit de la famille ou de protection de l’enfance;
• les formules de confirmation pour les conférences en vue d’un règlement amiable ou conférence de gestion de procès.

Il est rappelé aux avocats et aux parties auto-représentées les raisons très limitées pour lesquelles ils peuvent communiquer avec le Bureau de coordination des procès, comme il est expliqué dans l’avis à la profession sur les communications avec les membres de la magistrature de novembre 2019. Il est particulièrement rappelé aux avocats et aux parties auto-représentées que le Bureau de coordination des procès ne fournit AUCUN conseil juridique. Son rôle est purement administratif et il consiste à planifier les événements relatifs à une affaire de droit de la famille et de protection de l’enfance.

c) Le comptoir virtuel du tribunal pour la protection de l’enfance

Tous les documents relatifs à une affaire de protection de l’enfance doivent être déposés par courriel à l’adresse OttawaCYFSA@ontario.ca. Bien qu’il soit possible de déposer des documents dans une affaire de protection de l’enfance dans ONe-key, les documents déposés dans ce portail devraient l’être au moins sept jours ouvrables avant la comparution en cour prévue et en utilisant une extension de fichier appropriée pour veiller à ce que l’officier de justice reçoive ces documents à temps pour l’audience.

2- Comment demander la planification d’un événement ou le dépôt de documents judiciaires dans une affaire de droit de la famille ou de protection de l’enfance

Pour veiller à ce que votre demande ou vos documents soient bien traités, les directives suivantes doivent être suivies :

• Envoyez votre demande ou vos documents à UN SEUL service ou adresse électronique indiqué au précédent paragraphe 1. Assurez-vous d’avoir choisi le bon service ou la bonne adresse électronique and n’envoyez PAS votre demande ou vos documents à plus d’un service ou d’une adresse électronique.
• Envoyez votre demande dans UN seul courriel, structuré de la façon suivante :
  • La ligne Objet doit décrire de façon concise l’objectif de votre courriel et indiquer l’affaire pour laquelle la demande est faite, y compris le numéro de dossier de la Cour ainsi que les noms des parties, comme il est démontré dans les exemples suivants :
    • Objet : FC-20-598 – Smith c. MacDonald – demande de conférence relative à la cause
      Objet : FC-20-CP999 – CAS c. Smith – mémoire relatif à la conférence en vue d’un règlement amiable du requérant
      Objet : FC-20-885 – Smith c. MacDonald – MOTION URGENTE
  • Le corps de votre courriel devrait expliquer succinctement la demande que vous faites en quelques lignes seulement, comme il est démontré dans les exemples suivants :
    • Vous trouverez ci-joint le mémoire relatif à la conférence en vue d’un règlement amiable du requérant pour la conférence devant avoir lieu le 21 mars 2021, à 14 h.
    • L’intimé dans la présente affaire souhaite planifier une conférence en vue d’un règlement amiable dans les trois premières semaines de septembre. Le requérant (qui se représente lui-même) s’oppose à cette demande. Veuillez noter que l’avocat de l’intimé n’est pas disponible le 4 septembre (en après-midi), le 9 septembre (en avant-midi) et le 14 septembre (toute la journée). Les services d’un juge bilingue sont requis.
  • Fournissez des documents organisés, en format PDF, idéalement dans UN seul courriel (il est fortement déconseillé d’envoyer plusieurs courriels, sauf si leur envoi ne peut être évité). Plus particulièrement :
    • Les documents déposés doivent être concis, clairs et pertinents pour permettre un traitement équitable, rapide et sommaire des affaires en litige.
    • La taille des documents envoyés par courriel ne peut pas dépasser 35 Mo. Si la taille des documents déposés par voie électronique dépasse 35 Mo, d’autres courriels peuvent être envoyés en respectant la limite maximale de 35 Mo. Il faut toutefois que tous les efforts soient déployés pour que seuls les documents nécessaires à l’audience soient envoyés.
    • Les avocats et les parties auto-représentées devraient se familiariser avec le document portant sur les pratiques exemplaires pour envoyer de gros documents électroniques à la Cour, créé par le Comité de la magistrature et du barreau en matière de droit de la famille, le 1^erjuin 2020. Les documents qui contiennent de nombreuses pièces jointes (comme les affidavits qui contiennent souvent plusieurs pièces) doivent être divisés par signets (ou onglets) et chaque page doit être numérotée de la première à la dernière page (par exemple, la première page d’un affidavit serait la page 1 et chaque page serait numérotée jusqu’à la dernière page de la dernière pièce).
    • Ne « verrouillez » pas vos documents numériques et ne les protégez pas avec un mot de passe puisque le personnel judiciaire doit pouvoir apposer le sceau et la signature de la Cour.
    • Les projets d’ordonnance devraient toujours être fournis comme un document distinct en format PDF et Word.
    • Un affidavit de signification confirmant la signification à la partie opposée doit être joint aux documents déposés virtuellement.

3- Protocole standard de dénomination de documents

Depuis le 11 janvier 2021, la Cour supérieure de justice de l’Ontario a mis en place un Protocole standard de dénomination de documents pour tous les domaines de pratique. Lorsque des documents sont présentés à la Cour en format électronique, le nom des documents doit comprendre ce qui suit (et dans cet ordre):

1. le type de document (y compris le numéro de formule dans les affaires de droit de la famille),
2. le type de partie déposant le document,
3. le nom de la partie déposant le document (y compris les initiales si le nom n’est pas unique à la cause),
4. la date à laquelle le document a été créé ou signé, dans le format JJ-MMM-AAA (ex. : 12-JAN-2021).

Voici quelques exemples :

Formule d’état financier 13.1 – Intimé – A. Wong – 21-NOV-2021
Formule d’avis de motion 14 – Requérant – T. Wong – 12-JAN-2021
Rapport d’expert – Requérant – T. Wong – 13-MAR-2021

4- Droits de dépôt

Selon les circonstances, les droits de dépôt peuvent devoir être payés par messager, courrier ordinaire ou promesse de payer lorsque les restrictions de fréquentation du palais de justice actuelles seront levées. Pour les documents déposés dans le SJL, ONe-key, les droits sont recueillis dans le cadre du processus de dépôt.

5- Audiences par vidéoconférence (Zoom)

Tous les événements relatifs à une affaire de droit de la famille et de protection de l’enfance, y compris les procès, se déroulent actuellement par vidéoconférence sur la plateforme Zoom, sauf ordonnance contraire d’un juge ou d’un juge associé/protonotaire. En ce moment, le palais de justice peut offrir des audiences en personne seulement dans des cas extraordinaires qui l’exigent pour le règlement juste et équitable des questions en litige. Un plaideur cherchant à obtenir une audience en personne doit fournir une motion accompagnée de preuves suffisantes soutenant cette demande.

Les avocats et les parties auto-représentées qui n’ont pas accès à un ordinateur ou à une connexion Internet peuvent participer aux audiences en vidéoconférence par téléphone. Les renseignements relatifs à la conférence Zoom pour toute audience seront fournis aux parties et aux avocats bien avant l’audience prévue.

Veuillez noter que les téléconférences et les vidéoconférences sont des audiences formelles qui remplacent les participations en personne. Les avocats et les parties auto-représentées sont fortement encouragés à consulter attentivement le document Étiquette et pratiques exemplaires pour les audiences à distance et le Guide pratique des audiences virtuelles de la Cour supérieure de justice de l’Ontario.  Même si les avocats ne sont pas tenus de porter la toge lors des audiences virtuelles, une tenue professionnelle appropriée est requise. Il est également clairement attendu que les avocats discuteront avec leurs clients du décorum approprié de la Cour pendant les audiences virtuelles.

Conformément à la politique de la Cour supérieure de justice, les discussions ayant lieu lors des conférences constituent des discussions confidentielles et privilégiées. Bien qu’un sténographe soit présent et que l’audience soit enregistrée, l’enregistrement n’est effectué qu’à titre de référence pour le juge ou le juge associé/protonotaire présidant l’audience, comme s’il s’agissait de ses propres notes. Ainsi, le dossier officiel de toute conférence s’avère l’inscription préparée par le juge ou le juge associé/protonotaire ayant présidé l’audience. Par conséquent, les parties ne peuvent pas obtenir de transcription de la conférence. Si, en raison de circonstances exceptionnelles, une partie souhaite tout de même demander une transcription ou un enregistrement audio, elle doit présenter une motion avec préavis à cet effet.

6- Services d’interprétation (traduction)

En Ontario, les instances judiciaires se déroulent en anglais ou en français.  Le Ministère du procureur général fournit des services d’interprétation judiciaire dans toutes les langues pour les affaires de droit de protection de l’enfance et en anglais ou en français dans les affaires de droit de la famille.  Le Ministère fournit aussi des services d’interprétation en langue des signes dans toutes les affaires entendues par la cour et dans toutes les langues si la cour le demande.  Les services d’interprétation peuvent être fournis de façon successive ou simultanée.

Il est de la responsabilité des parties à un litige de faire les arrangements pour que soient fournis des services d’interprétation et ce, au moins deux semaines avant la tenue de l’audience.  Pour ce faire, les parties ou leurs avocats peuvent envoyer un courriel à INTER-CITS@ontario.ca et les employés de la cour les assisteront dans le processus de réservation des services d’interprétation dont ils ont besoin.

Si votre affaire est entendue de façon virtuelle, l’interprétation simultanée peut être une option à Ottawa par le biais du module « interprétation simultanée » disponible via la plateforme Zoom (veuillez noter que l’interprétation ne peut pas être enregistrée lorsque l’audience procède de façon virtuelle et, par conséquent, il ne sera pas possible d’en obtenir la transcription).  Toutes les salles d’audience virtuelle ont la capacité d’offrir la traduction simultanée, sujet aux directives du juge ou juge associé/protonotaire qui préside l’audience.  Pour cette fin, veuillez consulter le Guide des participants à l’interprétation simultanée dans le cadre d’audiences virtuelles via Zoom (la version française de ce guide sera disponible sous peu).

C) DIRECTIVES S’APPLIQUANT UNIQUEMENT AUX AFFAIRES DE DROIT DE LA FAMILLE

1- Calendrier hebdomadaire

Présentement, la Cour de la famille d’Ottawa a repris son calendrier hebdomadaire régulier prépandémie pour tous les types d’événements relatifs à une affaire de droit de la famille. Plus particulièrement :

• les motions 14B, les divorces non contestés et les procès non contestés sont présentement traités toutes les semaines par écrit;
• les premières comparutions devant le tribunal déterminées par le greffier pour toutes les causes dirigées vers la voie accélérée ont lieu deux fois par semaine les lundis et mercredis, à 9 h, par téléconférence (maximum de 10 causes par jour). Veuillez noter qu’en ce moment, et depuis que les motions relatives à la procédure sont de nouveau entendues par les juges associés/protonotaires depuis le 15 mars 2021 (voir ci-bas), aucune affaire inscrite sur la liste des premières comparutions devant le tribunal déterminées par le greffier ne peut être transférée au juge associé/protonotaire;
• Les motions relatives à la procédure seront entendues tous les mardis et jeudis, habituellement par un juge associé/protonotaire, à 10 h;
• Les demandes d’autorisation de présenter une motion urgente seront entendues tous les mardis et les jeudis à 14 h, généralement par un juge associé/protonotaire, ou encore devant un juge à la date et l’heure qui sera confirmée par le bureau de coordination des procès;
• les conférences relatives à la cause ont lieu tous les jours, à 10 h, à 11 h 30 et à 14 h;
• les motions ordinaires (courtes et longues) seront généralement (mais pas exclusivement) entendues les mardis et jeudis, à partir de 10 h;
• les causes relatives à l’exécution des ordonnances alimentaires par le Bureau des obligations familiales seront entendues deux jours par semaine, les mardis et jeudis, à partir de 9 h (jusqu’à quatre causes par jour);
• les conférences en vue d’un règlement amiable et les conférences de gestion de procès seront entendues toutes les semaines, selon les besoins et les disponibilités judiciaires;
• les procès en droit de la famille auront lieu quatre fois par année, pendant les trois semaines de séances de procès en droit de la famille de septembre/octobre, novembre/décembre, janvier/février et mai chaque année.

2- Conférences en droit de la famille

a) Comment demander efficacement la planification d’une conférence

Bien qu’il soit préférable d’obtenir le consentement de l’autre partie/avocat avant de planifier une conférence, le consentement n’est pas requis. Les dates de disponibilité de la partie adverse devraient toujours être demandées avant de planifier une conférence. Le fait de ne pas les demander entraîne des délais ou des ajournements et peut être sanctionné par des frais.

Une demande de planification de conférence doit être envoyée en copie à la partie adverse ou à l’avocat de la partie adverse, et le corps du courriel doit contenir ce qui suit :

• si la conférence a été planifiée avec consentement;
• le nom du juge qui est saisi de l’événement ou qui s’occupe de l’affaire, le cas échéant;
• si les services d’un juge bilingue sont requis;
• les dates de disponibilité ou de non-disponibilité des parties et des avocats pour assister à la conférence;
• la durée approximative de l’audience.

Veuillez noter que le personnel du comptoir ou le Bureau de coordination des procès n’est PAS tenu de demander les dates de disponibilité de la partie adverse ou de l’avocat de la partie adverse. Les objections d’une partie à la planification d’une conférence seront acheminées au juge de l’administration local.

b) Documents pour la conférence

Les documents que chaque partie doit signifier et déposer avant toute conférence en droit de la famille sont indiqués au paragraphe 13 de la règle 17 des Règles en matière de droit de la famille. Puisque notre système judiciaire migre constamment vers un système électronique de documents (sans papier), les parties doivent suivre les directives suivantes relativement aux documents pour la conférence :

• Les mémoires de conférence relative à la cause ne doivent pas faire plus de 8 pages, en plus des pièces jointes autorisées (voir ci-dessous) et les documents additionnels indiqués plus bas ou les documents exigés par les Règles en matière de droit de la famille. Cette limite de 8 pages ne porte que sur le mémoire lui-même (formule 17A ou B) et sur les pages additionnelles de faits ou d’arguments qui sont jointes au mémoire comme annexe ou appendice;
• Les mémoires de conférence en vue d’un règlement amiable ne doivent pas dépasser 12 pages, plus les pièces jointes autorisées (voir ci-dessous) et les documents additionnels indiqués plus bas ou les documents exigés par les Règles en matière de droit de la famille. Cette limite de 12 pages ne porte que sur le mémoire lui-même (formule 17C ou D) et sur les pages additionnelles de faits ou d’arguments qui sont jointes au mémoire comme annexe ou appendice;
• En vertu de la disposition 4 du paragraphe 17 (13) des Règles, les mémoires de conférence de gestion du procès ne doivent pas être déposés pour la conférence de gestion du procès. Au contraire, les parties doivent déposer le formulaire d’inscription au rôle de procès dûment rempli et les documents additionnels conformément à cette disposition.;
• Lorsqu’elles préparent des mémoires de conférence, les parties peuvent supprimer les parties de la formule qui ne sont pas applicables à leur situation (par exemple, les sections qui se rapportent aux questions parentales si ces questions ne sont pas litigieuses);
• Les pièces jointes autorisées ne doivent inclure que des extraits pertinents des documents suivants, qui ne sont pas visés par les limites du nombre de pages susmentionnées :
  • Les évaluations des besoins de l’enfant aux fins des questions parentales (en vertu de l’article 30 de la Loi portant réforme du droit de l’enfance), les rapports du Bureau de l’avocat des enfants et les rapports sur l’opinion de l’enfant;
  • Les documents qui établissent les besoins de l’enfant en matière d’éducation (par exemple, bulletins scolaires ou plans d’enseignement individualisé);
  • Les listes de documents qu’il reste à divulguer;
  • Les évaluations du revenu ou des affaires, les évaluations des pensions ou les évaluations immobilières (si la valeur d’un bien-fonds est litigieuse);
  • La preuve du revenu pour les périodes pertinentes, y compris les fiches de paie, la confirmation des prestations reçues et l’État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale provenant de la déclaration du revenu d’une partie;
  • Les contrats familiaux, dont les accords de séparation, les contrats de mariage ou les accords de cohabitation, qui sont pertinents pour les questions en litige;
• En outre, les parties devraient joindre à leurs documents ce qui suit :
  • Des ordonnances ou pages d’inscription pertinentes pour les questions qui seront examinées à la conférence;
  • Les calculs d’aliments;
  • Les conditions d’engagement, les rapports de police ou les rapports de la société d’aide à l’enfance, le cas échéant.
  • Ces documents ne sont pas visés par les limites du nombre de pages susmentionnées;
• Les parties ne doivent pas annexer de documents, courriels et contenus volumineux de médias sociaux. Elles doivent se limiter à mentionner des extraits pertinents et nécessaires de ces communications dans le mémoire de conférence;
• Les parties doivent aussi déposer les documents supplémentaires qu’exigent les Règles, comme des états financiers, des états des biens familiaux nets ou des états des biens familiaux nets comparatifs, des rapports d’expert et des offres de règlement amiable;
• Les mémoires et les pièces qui y sont jointes doivent être déposés dans un seul document PDF bien marqué de signets et numéroté de la première à la dernière page;
• Les hyperliens de la jurisprudence et des autres sources mentionnés dans un mémoire devraient être fournis. Dans les cas où des hyperliens sont fournis, il n’est pas nécessaire de joindre la jurisprudence ou les sources au mémoire.

Les mémoires qui ne respectent pas les directives susmentionnées peuvent ne pas être traités par l’officier de justice en fonction et/ou pourrait donner lieu à l’ajournement de l’audience.

À partir du 2 juin 2021, un formulaire de confirmation est requis pour toutes les motions et toutes les conférences (incluant les conférences relatives à la cause), conformément aux Règles en matière de droit de la famille. Pour optimiser l’efficacité des conférences, il est attendu de chaque partie qu’elle s’entretienne avec chacune des autres parties au sujet de ses demandes de divulgation de renseignements financiers non réglées et de toute autre question procédurale devant être réglée avant la date de la conférence.

Il est attendu des parties à une cause en droit de la famille qu’elles s’échangent tous les renseignements financiers pertinents le plus tôt possible pour éviter des délais et dépenses inutiles. La Cour compte sur les parties pour faire tout ce qui est raisonnablement en leur pouvoir pour s’échanger les documents financiers avant la conférence relative à la cause.

Si la communication de renseignements financiers n’est pas complète malgré ces efforts, la partie qui attend des documents doit inclure dans ses documents une liste des documents qu’elle n’a pas encore reçus, conformément au paragraphe 13 (11.01) des Règles.

Des dépens peuvent être adjugés aux termes des paragraphes 17 (18) ou 24 (7) si une partie ne s’acquitte pas de ses obligations de divulgation conformément aux lois ou aux Règles en matière de droit de la famille.

Les problèmes de divulgation doivent être réglés avant la conférence en vue d’un règlement amiable. Si une motion est nécessaire en vue d’obtenir la divulgation, elle doit être entendue avant la conférence en vue d’un règlement amiable.

3- Motions relatives à la procédure et motions urgentes

Les motions relatives à la procédure et les demandes d’autorisation pour présenter une motion urgente seront entendues les mardis et jeudis, la plupart du temps par l’un de nos juges associés/protonotaire.

a) Motions relatives à la procédure

Les motions relatives à la procédure en vertu du paragraphe 14(10) des Règles en matière de droit de la famille seront entendues les mardis et jeudis à 10 h par un juge associé/protonotaire. Chaque jour, au plus huit (8) motions relatives à la procédure seront entendues. Les demandes de motions relatives à la procédure doivent être envoyées au comptoir virtuel de la Cour de la famille (ottawafamilycourt@ontario.ca). L’objet du courriel devrait clairement indiquer que la demande est pour une motion relative à la procédure devant être entendue oralement et comprendre le numéro de dossier de la Cour et les noms des parties (selon la partie B)2 précédente).

La demande de motion relative à une procédure et les documents relatifs à la motion doivent être déposés au plus tard à 17 h, trois jours avant la date de la motion. Vous devez déposer vos documents avant 17 h le lundi pour une motion devant être entendue le jeudi, et avant 17 h le jeudi pour une motion devant être entendue le mardi suivant. Si la limite de huit (8) motions est atteinte une journée, l’avocat de la partie demandant la motion sera avisé par le comptoir virtuel de la Cour de la famille et une autre date sera fournie.

Les ordonnances sur consentement ne seront pas traitées dans le cadre des motions relatives à la procédure devant les protonotaires, à moins qu’elles ne présentent une certaine urgence. Elles doivent être déposées par écrit à la cour selon le formulaire 14B.

Les motions relatives à la procédure sont limitées à des motions courtes, qui ne durent pas plus de 10 minutes, et qui traitent seulement de questions de procédure. Les documents soutenant les motions relatives à la procédure se limitent à ce qui suit :

• un avis de motion (formule 14) et un bref affidavit, à double interligne, police de 12 points, d’au plus cinq pages (plus une copie de l’ordonnance judiciaire existante ou les parties pertinentes de tout accord existant ou d’un autre document nécessaire à la motion), OU une formule de motion 14B;
• une preuve de signification à l’autre partie (sauf si la motion réclame une ordonnance pour une signification indirecte ou une dispense de signification);
• un projet d’ordonnance, en format PDF et Word.

Les documents présentés à l’appui d’une motion relative à la procédure qui ne respectent pas les directives susmentionnées pourraient ne pas être traités par l’officier de justice en fonction et/ou le comptoir virtuel de la Cour de la famille/l’officier de justice en fonction pourrait les retourner à l’expéditeur.

b) Demandes d’autorisation de présenter une motion urgente et motions urgentes

Les demandes d’autorisation de présenter une motion urgente seront entendues par un juge associé/protonotaire les mardis et les jeudis à 14 h, ou par un juge à la date et l’heure confirmées par le Bureau de coordination des procès. Le critère pour déterminer si une motion est « urgente » au sens du paragraphe 4.2 de la règle 14 des Règles en matière de droit familial est celui établi par la jurisprudence en vigueur avant la pandémie. Voir l’affaire Rosen v. Rosen, 2005 CanLII 480 (ON SC), Rooney v. Rooney, 2004 ONCJ 26, et les affaires connexes. La liste des affaires de droit de la famille jugées urgentes pendant la suspension des activités régulières de la Cour, comme indiqué dans l’Avis du juge en chef, n’est plus utilisée par la Cour de la famille d’Ottawa.

Une demande d’autorisation de présenter une motion urgente est une motion relative à la procédure et, par conséquent, les restrictions relatives aux documents déposés pour cette fin sont les mêmes que celles imposées aux fins d’une motion relative à la procédure (tel que mentionné plus haut).  Les demandes d’autorisation de présenter une motion urgente et les documents relatifs à ces demandes doivent être envoyés dans UN courriel au Bureau de coordination des procès à l’adresse OttawaSCJ.TC.Office@ontario.ca, avec preuve de signification à l’autre partie (sauf si l’auteur de la motion demande une autorisation de présenter une motion sans avis à l’autre partie). L’objet du courriel devrait indiquer qu’il s’agit d’une demande pour déterminer l’urgence, et contenir le numéro de dossier de la cour et le nom du dossier (selon la précédente partie B) 2).

Si la demande de présenter une motion urgente porte sur une urgence ou une difficulté financière, un état financier assermenté doit être fourni.

Les documents présentés à l’appui d’une demande d’autorisation de présenter une motion urgente qui ne respectent pas les directives susmentionnées risquent de ne pas être traités rapidement par le Bureau de coordination des procès.

Dans le cas où l’officier de justice en fonction juge que l’affaire est urgente et que la motion devrait être entendue la journée même ou le jour suivant, la date et l’heure de la motion seront immédiatement fournies à l’avocat ou au plaideur. Si l’affaire est jugée urgente, mais qu’elle peut être entendue un autre jour, l’officier de justice en fonction inscrira le dossier en conséquence, fournira des directives concernant les dépôt des documents relatifs à la motion, et l’avocat ou la partie présentant la motion devra envoyer un courriel au Bureau de coordination des procès (à l’adresse OttawaSCJ.TC.Office@ontario.ca) pour planifier la date à laquelle la motion urgente sera entendue.

4- Motions

Pour des motions courtes ou normales, chaque partie doit se limiter à un affidavit principal à l’appui de sa position à l’égard de la motion et de la motion incidente (le cas échéant), qui ne doit pas contenir plus de 12 pages de texte. Si une partie a aussi l’intention de se fonder sur un affidavit qui a déjà été déposé au tribunal, la longueur de cet affidavit est comprise dans la limite de 12 pages. Cette limite ne concerne pas les affidavits de tiers et de réponse, s’ils sont nécessaires (ces affidavits ne doivent pas dépasser cinq pages chacun), ou les affidavits qui portent sur les états financiers d’une partie conformément à l’alinéa 13 (12) b) des Règles

Par ailleurs, les pièces qui accompagnent l’affidavit de chaque partie doivent se limiter aux éléments de preuve qui sont nécessaires et pertinents. Il est attendu que ces pièces ne dépassent pas dix pages. Les parties ne doivent pas inclure des messages, des courriels ou des contenus volumineux de médias sociaux. Seuls des extraits pertinents et nécessaires de ces communications doivent être joints comme pièces. Les documents qui sont mentionnés au paragraphe 2b) ci-dessus doivent aussi être déposés (s’il y a lieu), mais ils ne sont pas comptés dans ces limites du nombre de pages.

Les parties devraient aussi déposer les documents mentionnés aux paragraphes 2b) ci-dessus pour toutes les motions normales, s’il y a lieu (à l’exception des offres de règlement, qui ne devraient pas être ajoutées aux documents accompagnant une motion). Si ces documents sont joints comme pièces annexées à un affidavit, ils ne sont pas non plus comptés dans les limites du nombre de pages indiquées ci-dessus.

En outre, sans aucune exception, tous les documents déposés en vue d’une conférence ou motion en droit de la famille doivent être rédigés à double interligne et en utilisant une police de 12 points.

Il faut obtenir l’autorisation du tribunal pour déposer des documents qui dépassent les limites précisées ci-dessus et cette autorisation ne sera accordée que dans des circonstances exceptionnelles. Pour des documents accompagnant une motion, l’autorisation doit être demandée à la conférence relative à la cause. Sauf si l’approbation a été obtenue à l’avance ou qu’un avis à la profession régional l’autorise, des documents qui dépassent les limites susmentionnées ne seront pas lus par le juge qui préside et cela pourrait entraîner un ajournement.

Ces limites ne s’appliquent pas aux motions longues, aux motions visant à obtenir un jugement sommaire ou aux audiences relatives au déplacement ou au non-retour illicites d’un enfant.  Bien qu’aucune limite ne soit imposée sur la longueur et la quantité de documents pouvant être déposés pour appuyer ces types de motions, il est rappelé aux avocats et aux parties auto-représentées qu’il est important de déposer uniquement les documents qui sont nécessaires au traitement juste, rapide et sommaire des affaires soulevées dans la motion. De ce fait, les documents qui sont réputés être de trop, non pertinents ou qui sont mal organisés peuvent ne pas être examinés par l’officier de justice en fonction et peuvent mener à la remise partielle ou totale de la motion à une date ultérieure.

Les réquisitions et les formules de confirmation sont requises pour toutes les motions. Les motions d’une heure ou plus nécessitent toujours des mémoires.  Les mémoires doivent être déposés à la cour 3 jours avant l’audition de la motion (et au plus tard à 14h).  Les motions qui ne sont pas confirmées en conformité avec les règles par au moins une partie seront rayées de la liste. Les motions exigeant des mémoires seront rayées de la liste sauf si au moins un mémoire est déposé.

Les deux parties doivent fournir un projet d’ordonnance et elles doivent le déposer comme document distinct en format PDF et Word.

5- Procès

À Ottawa, un modèle d’inscription au rôle pour les procès à distance a été créé afin d’être utilisé par les parties auto-représentées, les avocats et les juges dans le contexte de conférences de gestion de procès ayant lieu avant des procès virtuels. L’exemple vise à être utilisé comme un guide pour toutes les questions relatives à la procédure et à la preuve devant être traitées en préparation d’un procès virtuel, comprenant ce qui suit :

• la gestion des documents et des pièces de preuve qui seront utilisés ou déposés en preuve dans le cadre du procès;
• les conventions de désignation des pièces de preuve;
• les témoins et les témoignages;
• les diverses questions technologiques.

En vue du procès, les parties auto-représentées et les avocats devraient se familiariser avec le modèle d’inscription ainsi qu’avec les documents Étiquette et pratiques exemplaires pour les audiences à distance et Guide pratique des audiences virtuelles de la Cour supérieure de justice de l’Ontario.

Les parties qui se représentent seules sont fortement encouragées à passer en revue le document à l’intention des parties non représentées dans les instances familiales de la Cour de justice de l’Ontario préparé à cet effet, et à se familiariser avec ce dernier.

6- Case Center

Le ministère du Procureur général a fait l’acquisition du logiciel Case Center de Thomson Reuters pour la Cour supérieure de justice de l’Ontario. Une fois que les documents ont été déposés au tribunal, conformément aux règles de procédure et aux avis à la profession applicables, les parties doivent télécharger des copies électroniques de leurs documents aux fins d’examen par toutes les parties avant l’audience et pendant celle­ci.

Case Center est présentement mis à l’essai à Ottawa pour les longues motions, les conférences en vue d’un règlement et les procès dans les affaires de droit de la famille (mais pas encore dans les affaires de droit de protection de l’enfance).  Pour plus d’information au sujet de Case Center, veuillez consulter l’Avis supplémentaire à la profession et aux plaideurs – affaires civiles et de droit de la famille visant le projet pilote caselines, le dépôt électronique de documents et le paiement des frais en date du 2 septembre 2020 (tel que mis à jour) et les différents outils qui y sont cités afin de vous assister dans l’apprentissage de ce logiciel.

B) DIRECTIVES S’APPLIQUANT AUX AFFAIRES DE DROIT DE PROTECTION DE L’ENFANCE

Les procédures et les directives présentées aux précédentes parties A) et B) 2 (conférences), 4 (motions) et 5 (procès) s’appliquent également aux affaires de droit de protection de l’enfance.

1- Calendrier hebdomadaire

Le tribunal pour la protection de l’enfance siège du lundi au jeudi toutes les semaines. Les audiences commencent à 10 h et les motions et les conférences en vue d’un règlement amiable sont entendues en après-midi, à partir de 14 h. Les affaires bilingues sont entendues les mercredis, sauf en cas d’urgence. Les affaires en matière d’adoption sont entendues en cabinet et les requêtes en ordonnance de communication sont entendues sur Zoom les vendredis après-midi toutes les deux semaines. Les procès sont organisés au besoin, à des dates fixes tout au long de l’année. Il est conseillé aux parties et leurs avocats de se connecter à la conférence virtuelle 15 minutes à l’avance afin de permettre au greffier de confirmer les présences et mettre la liste d’audience à jour.

2- Comment planifier un événement relatif à une affaire de protection de l’enfance de façon efficace

Conformément à la pratique en vigueur avant la pandémie, le prochain événement relatif à une affaire de protection de l’enfance dans n’importe quelle cause est fixé dans la salle d’audience, à la fin de chaque événement.

Les demandes de comparution spéciale devant un juge en particulier qui s’occupe d’une cause en matière de protection de l’enfance ou qui est saisi d’un événement particulier doivent être envoyées au Bureau de coordination des procès (à l’adresse OttawaSCJ.TC.Office@ontario.ca). L’objectif de la demande, le numéro de dossier de la Cour et les noms des parties doivent être clairement indiqués dans l’objet du courriel (comme il est indiqué à la précédente partie B) 2). Une demande de planification d’événement relatif à une affaire de protection de l’enfance doit être copiée à la partie adverse ou à l’avocat de la partie adverse, et le corps du courriel doit contenir ce qui suit :

• si l’événement a été planifié avec consentement;
• le nom du juge qui est saisi de l’événement ou qui s’occupe de l’affaire, le cas échéant;
• les dates de disponibilité ou de non-disponibilité des parties et des avocats pour assister à l’événement;
• la durée approximative de l’audience;
• s’il s’agit d’une affaire bilingue.

La juge Julie Audet
Juge de l’administration locale, famille
Cour supérieure de justice de l’Ontario
Le 22 janvier 2021
(Tel qu’amendé le 30 septembre 2021)

La juge Tracy Engelking
Juge de l’administration locale, protection de l’enfance
Cour supérieure de justice de l’Ontario
Le 22 janvier 2021
(Tel qu’amendé le 30 septembre 2021)