Calendly est un outil de planification basé sur le nuage qui est accessible sur Internet. Il permet aux parties de connaître les disponibilités du tribunal et de demander une comparution au tribunal en fonction de ces disponibilités, sans avoir besoin de contacter le Bureau de l’établissement du rôle pour fixer une date d’audience. Une fois que les parties ont convenu d’une date de comparution, l’une d’entre elles utilise Calendly pour fixer le jour et l’heure de l’audience sur l’affaire. Si la réservation est acceptée, Calendly envoie à la partie qui a fait la réservation un courriel confirmant que le tribunal a reçu la demande de date d’audience. Ce système permet de simplifier le processus de fixation des dates d’audience au tribunal.
Le système Calendly n’est utilisé par les parties que pour demander une date d’audience au tribunal. Les parties sont tenues de respecter les délais, les pratiques et les avis appropriés pour le dépôt des documents et la confirmation de leur comparution. Le tribunal a le droit d’annuler toute audience fixée avec Calendly si l’affaire n’est pas jugée recevable.
Le système Calendly est actuellement utilisé dans les régions suivantes et pour les types d’affaires suivants : Emplacements des Tribunaux à l’aide de Calendly.
Voici quelques conseils d’utilisation de Calendly pour fixer une comparution au tribunal.
Conseil 1 – Comment utiliser Calendly pour fixer une date de comparution au tribunal
Conseil 2 – Une seule partie doit utiliser Calendly pour fixer une date de comparution.
Conseil 4 – Fournissez tous les renseignements demandés sur la page de réservation.
Conseil 5 – Assurez-vous que votre adresse de courriel est à jour
Conseil 6 – Avisez les autres parties et les avocats.
Conseil 7 – Vérifiez votre boîte de courriels indésirables/pourriel
Conseil 8 – Maximisez votre courriel de confirmation.
Conseil 10 – Comment obtenir des renseignements sur le lieu de l’audience fixée avec Calendly?.
Conseil 11 – Case Center et Calendly.
Conseil 1 – Comment utiliser Calendly pour fixer une date de comparution au tribunal
Il n’est pas nécessaire d’avoir un compte Calendly pour utiliser Calendly. Si l’affaire pour laquelle pour voulez fixer une date de comparution au tribunal est dans le système Calendly, il vous suffit de suivre les instructions suivantes pour réserver et demander une comparution :
- Ouvrez le lien Calendly correspondant à l’affaire pour laquelle vous souhaitez fixer une comparution. Regardez Emplacements des Tribunaux à l’aide de Calendly pour voir si votre affaire est entrée dans Calendly.
- Sélectionnez le type de comparution qui correspond à l’affaire pour laquelle vous souhaitez fixer une date de comparution.
- Assurez-vous de lire le côté gauche de la page. Il contient des informations importantes et des exigences concernant votre affaire.
- Utilisez le calendrier sur le côté droit de la page pour voir les dates et heures où le tribunal est disponible. Vous devez consulter les autres parties à l’affaire pour convenir d’une date et d’une heure avant de réserver une date dans Calendly. Si vous ne parvenez pas à obtenir le consentement de toutes les parties pour une date et une heure de comparution, vous devez soit suivre les pratiques locales de fixation d’une date d’audience au tribunal soit indiquer que vous n’avez pas obtenu le consentement de toutes les parties lorsque vous remplissez la demande dans Calendly. Les pratiques locales sont décrites dans les avis régionaux consultables sur le site Web de la CSJ, à : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/
- Sélectionnez la date et l’heure qui conviennent pour votre affaire.
- Remplissez tous les champs sur la page. Si vous voyez un bouton « Add Guests » (Ajouter des invités), sélectionnez ce bouton et indiquez les adresses de courriel de toutes les parties qui participeront à la comparution.
- Assurez-vous de cocher tous les engagements et toutes les confirmations. Lisez attentivement ces engagements et confirmations. Vous devrez vous y conformer pour que votre affaire puisse avancer dans le système.
- Sélectionnez « Schedule Event » (Fixer un événement). Calendly vous conduira à une page confirmant que le processus de réservation est complet. Il suffit qu’une seule partie se charge de la réservation d’une date et d’une heure de comparution dans Calendly (voir le conseil 2).
Veuillez ne pas contacter le bureau des procès après avoir terminé le processus de réservation dans Calendly pour vérifier que toutes les étapes ont bien été suivies. Une fois que vous avez terminé le processus de réservation dans Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation de Calendly qui contiendra des renseignements importants au sujet de votre comparution (pour être sûr de recevoir ce courriel, voir le conseil 7).
Si vous avez utilisé le bouton « Add Guests » (Ajouter des invités), toutes les parties dont les adresses de courriel ont été incluses dans ce champ recevront automatiquement les courriels de Calendly. Si vous avez réservé une date de comparution pour laquelle il n’y avait pas l’option « Add Guests » (Ajouter des invités), vous devez faire suivre tous les courriels de Calendly à toutes les parties au dossier (voir le conseil 6).
Conseil 2 – Une seule partie doit utiliser Calendly pour fixer une date de comparution
Calendly permet de voir la disponibilité du tribunal pour certaines séances et de réserver une date et une heure pour une comparution. Par conséquent, cela suffit qu’une seule des parties à l’action se charge de faire la réservation dans Calendly. Une fois que cette partie a suivi toutes les étapes du processus de réservation d’une date dans Calendly, elle peut envoyer aux autres parties le courriel de confirmation qu’elle a reçu de Calendly (voir le conseil 6).
Conseil 3 – Assurez-vous d’avoir l’accord des autres parties pour les dates proposées avant d’utiliser Calendly
Il est attendu des parties qu’elles fassent tout leur possible pour convenir d’une date et d’une heure de comparution devant la Cour. Si les parties à une affaire ne parviennent pas à se mettre d’accord sur une date et une heure de comparution, elles ne pourront peut-être pas utiliser Calendly. Consultez la page Calendly concernant votre affaire pour savoir comment demander une comparution à la date qui vous convient sans avoir obtenu le consentement des parties adverses.
La partie qui réserve une date de comparution dans Calendly sans le consentement des autres parties doit décrire ses tentatives raisonnables de consulter les autres parties. Sans cette explication, le tribunal pourrait annuler la comparution.
Conseil 4 – Fournissez tous les renseignements demandés sur la page de réservation
Lorsque vous procédez à la réservation dans Calendly, assurez-vous de répondre en détail aux questions demandées et de lire attentivement les confirmations et engagements avant de les sélectionner. En cas de réponses incomplètes ou inexactes, le tribunal ne pourra pas confirmer votre réservation ou pourrait même l’annuler. Vous devrez respecter tous les engagements et toutes les confirmations figurant sur la page Calendly.
Conseil 5 – Assurez-vous que votre adresse de courriel est à jour
Calendly demande aux parties de fournir une adresse de courriel pour procéder à la réservation. Cette adresse de courriel est aussi utilisée pour confirmer le contenu de la demande de date et vous aviser si l’audience a été annulée, reportée ou, dans le cas de la Liste des motions longues de droit civil de la région du Centre-Est, appelée. Assurez-vous de communiquer votre adresse de courriel aux autres parties à votre dossier pour pouvoir recevoir des avis concernant votre prochaine comparution.
Si vous êtes un adjoint ou une adjointe ou encore un membre du personnel de soutien effectuant la réservation dans Calendly pour des avocats, il est recommandé de conserver une copie du courriel de confirmation que Calendly enverra une fois le processus terminé ou d’en faire suivre une copie aux avocats s’occupant du dossier.
Si vous n’avez pas d’adresse de courriel ou n’arrivez pas à avoir accès au courriel, consultez les pratiques du tribunal local pour savoir comment obtenir une date de comparution.
Conseil 6 – Avisez les autres parties et les avocats
Il est de la responsabilité de la partie qui demande une réservation dans Calendly d’aviser les autres parties et les avocats qu’elle a utilisé Calendly pour fixer une date de comparution devant la Cour. Il y a deux façons simples d’aviser les autres parties et les avocats :
- Utiliser l’option « Add Guests »(Ajouter des invités) – Selon l’affaire pour laquelle vous voulez réserver une date de comparution au tribunal, vous verrez le bouton « Add Guests » (Ajouter des invités) sur le formulaire d’inscription au rôle. Si ce bouton est accessible, utilisez-le pour inclure les adresses de courriel des autres parties à votre affaire pour qu’elles puissent recevoir des courriels de suivi et un avis d’annulation de l’audience si l’audience est annulée.
- Faire suivre le courriel de confirmation – Si vous réservez une date pour un type d’affaire pour lequel l’option « Add Guests » n’est pas disponible, vous devez faire suivre le courriel de confirmation que vous recevez de Calendly aux autres parties et avocats dans votre affaire. Ce courriel contient toutes les informations pertinentes concernant l’audience. Lorsque vous utilisez cette option, vous devrez aussi transmettre aux autres parties et aux avocats tous les courriels que vous recevrez par la suite de Calendly au sujet de l’affaire.
En cas de changement d’avocat avant la date de comparution, la partie qui a procédé à la réservation doit faire suivre à l’avocat pertinent tous les courriels concernant la comparution. Si les autres parties ne sont pas mises au courant des communications par courriel concernant la comparution, le tribunal annulera la comparution.
Conseil 7 – Vérifiez votre boîte de courriels indésirables/pourriel
Les avis relatifs aux comparutions fixées par Calendly sont envoyés par courriel de l’adresse notifications@calendly.com et no-reply@calendly.com. Si vous avez réservé une date avec le système Calendly et que vous n’avez pas reçu de courriel confirmant que votre réservation a été effectuée, vérifiez votre boîte de courriels indésirables ou de pourriel et assurez-vous de marquer Calendly comme expéditeur sûr.
Conseil 8 – Maximisez votre courriel de confirmation
Si vous réussissez à fixer une date de comparution par le système Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation automatique. Ce courriel contient des informations sur votre audience, les réponses que vous avez fournies lors de la réservation avec Calendly, ainsi que d’autres détails pertinents fournis par le tribunal.
Au bas de ce courriel se trouvent des options supplémentaires que vous pouvez utiliser pour vous rappeler la date d’audience prévue :
- « Add to Calendar » (Inscrire la date dans Google Calendar) – Cette fonction ajoute la date de la comparution à votre logiciel de calendrier.
- « Reschedule » (Changer la date) (cette option n’apparaît pas toujours) – Cette fonction conduit à la page de sélection d’une date dans Calendly, où vous pourrez sélectionner une nouvelle date et une nouvelle heure de comparution au tribunal. Si vous voulez utiliser cette fonction pour changer la date et l’heure de l’audience, vous devez obtenir le consentement des autres parties/avocats à votre affaire et vous devez les aviser des nouvelles date et heure réservées (voir le conseil 5). Si les autres parties ne sont pas mises au courant des communications par courriel concernant la comparution, le tribunal annulera la comparution.
- « Cancel » (Annuler) (cette option n’apparaît pas toujours) – Cette fonction conduit à une page où vous pouvez annuler la date réservée. Si vous voulez utiliser cette fonction pour annuler votre audience, vous devez obtenir le consentement des autres parties/avocats à votre affaire et vous devez les aviser de l’annulation de l’audience. Si vous annulez une audience fixée dans Calendly, vous devez indiquer le numéro de dossier du greffe dans le champ « Reason for cancelling » (Raison de l’annulation).
Si vous avez fixé une date d’audience dans Calendly et que vous n’avez pas les options de changer de date ou d’annuler l’audience, vous devez suivre les pratiques locales pour annuler votre audience et obtenir une nouvelle date.
Conseil 9 – Modifier des données et annuler ou changer des dates de comparution réservées avec Calendly
Au bas de votre courriel de confirmation Calendly, vous verrez deux options indiquant « Cancel » (Annuler) ou « Reschedule » (Changer la date).
Si vous avez fait une erreur dans votre demande dans Calendly, vous pouvez utiliser la fonction « Reschedule » (Changer la date) pour corriger les renseignements fournis et soumettre de nouveau le formulaire. Pour garder les mêmes date et heure, sélectionnez de nouveau les mêmes date et heure lorsque le système vous ramène à la page du calendrier. Après que vous sélectionnez de nouveau la date et l’heure de l’audience, Calendly vous conduira à la page contenant vos réponses aux questions pour que vous puissiez les modifier. Vous recevrez un courriel contenant les nouveaux renseignements une fois que vous avez terminé le processus de changement. Si vous avez ajouté une partie en utilisant la fonction « Add Guests » (Ajouter des invités), vous recevrez un courriel de confirmation des changements. Si vous avez réservé une date et une heure de comparution sans avoir l’option « Add Guests », il est de votre responsabilité de transmettre ce courriel aux autres parties à l’affaire (voir le conseil 6).
Si vous ne pouvez pas sélectionner les mêmes date et heure en utilisant l’option « Reschedule » (Changer la date), utilisez l’option « Cancel » (Annuler) pour annuler votre comparution. Vous devrez indiquer le numéro de dossier du greffe dans le champ « Reason for cancelling » (Raison de l’annulation). Calendly vous enverra, à vous et au tribunal, un courriel confirmant l’annulation. Vous pourrez ensuite retourner dans Calendly pour sélectionner de nouveau une date et une heure appropriées en entrant de nouveau les informations demandées. Calendly vous enverra, à vous et au tribunal, un nouveau courriel confirmant les nouvelles date et heure. Si vous avez réservé une audience sans avoir l’option « Add Guests » (Ajouter des invités), il est de votre responsabilité de transmettre tous les courriels de Calendly aux autres parties à l’affaire (voir le conseil 6).
Si vous n’avez plus besoin d’une comparution au tribunal, vous pouvez utiliser l’option « Cancel » (Annuler) pour l’annuler. Vous devrez indiquer le numéro de dossier du greffe dans le champ « Reason for cancelling » (Raison de l’annulation). Calendly vous enverra, à vous et au tribunal, un courriel confirmant l’annulation. Toute partie qui a été ajoutée avec l’option « Add Guests » (Ajouter des invités) recevra aussi le courriel de confirmation de l’annulation. Si vous avez réservé une audience sans avoir l’option « Add Guests » (Ajouter des invités), il est de votre responsabilité de transmettre tous les courriels de Calendly aux autres parties à l’affaire (voir le conseil 6).
Si vous avez fait une erreur dans la sélection de la date et de l’heure de la comparution, vous pouvez utiliser la fonction « Reschedule » (Changer la date) pour corriger les renseignements incorrects. Calendly vous enverra un courriel confirmant les nouvelles date/heure de votre comparution. Toute partie qui a été ajoutée avec l’option « Add Guests » (Ajouter des invités) recevra aussi le courriel de confirmation des nouvelles date et heure. Si vous avez réservé une audience sans avoir l’option « Add Guests » (Ajouter des invités), il est de votre responsabilité de faire suivre tous les courriels de Calendly aux autres parties à l’affaire (voir le conseil 6).
Si vous avez fixé une date d’audience avec Calendly et que vous n’avez pas les options de changer de date ou d’annuler l’audience, vous devez suivre les pratiques locales pour annuler votre audience et obtenir une nouvelle date.
Important : Le courriel de confirmation de Calendly sera toujours envoyé à l’adresse de courriel fournie dans le champ « Email ». Si vous êtes l’adjoint ou l’adjointe juridique des avocats, il est recommandé d’utiliser une adresse de courriel générique en choisissant la date dans Calendly ou de faire suivre le courriel de confirmation aux avocats s’occupant du dossier.
Conseil 10 – Comment obtenir des renseignements sur le lieu de l’audience fixée avec Calendly?
Après que vous avez réservé une date de comparution avec Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation contenant des exigences relatives à votre comparution. Vous recevrez aussi un courriel de Calendly quelques jours avant votre audience qui vous indiquera comment vous connecter à l’audience à la date et à l’heure prévues. Ne contactez pas le Bureau des procès pour demander ces informations avant de recevoir le courriel de Calendly quelques jours avant la date de l’audience.
Si vous n’êtes pas la partie qui a réservé la date d’audience avec Calendly, demandez à la partie qui l’a fait de vous transmettre les renseignements contenus dans le courriel de confirmation de Calendly. Il est de la responsabilité de la partie qui a fait la réservation dans Calendly de faire suivre les courriels de confirmation aux autres parties à l’affaire.
Conseil 11 – Case Center et Calendly
Votre courriel de confirmation de Calendly peut mentionner des exigences précises concernant le téléchargement de documents dans Case Center avant votre comparution. Si c’est le cas, vous devez télécharger vos documents dans le lot Case Center pertinent après que vous recevez une invitation de Case Center dans votre affaire. La date à laquelle vous recevrez l’invitation de Case Center dépend de votre type d’affaire et de l’endroit où se trouve le tribunal.
Dans la plupart des cas, le Bureau des procès ne pourra pas répondre à des questions concernant Case Center. Vous devrez consulter les avis régionaux et provinciaux affichés sur le site Web de la CSJ pour des renseignements sur Case Center, à : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/.
Emplacements des Tribunaux à l’aide de Calendly
| Région du Centre-Est | Région
o Droit civil – Conférences préparatoires au procès : https://calendly.com/ce-civil-pretrials o Droit civil – Liste des motions longues de droit civil : https://calendly.com/ce-civil o Droit civil – Tribunal de l’établissement du rôle des procès dans la région du Centre-Est : https://calendly.com/ce-civil
Newmarket o Conférences des agents de règlement des différends (ARD): https://calendly.com/ce-newmarket-dro
Barrie o Conférences des agents de règlement des différends (ARD): https://calendly.com/ce-barrie-dro |
| Région du Centre-Ouest | Brampton
o Droit civil – Motions régulières (moins d’une heure) : https://calendly.com/brampton-scj o Droit de la famille – Motions régulières (moins d’une heure) : https://calendly.com/brampton-scj o Droit de la famille – Conférences des agents de règlement des différends : https://calendly.com/brampton-scj o Droit de la famille – Conférences relatives à la cause: https://calendly.com/brampton-scj |
| Région de l’Est | Ottawa
|
| Région du Nord-Est | Droit civil – Conférences préparatoires au procès
o North Bay: https://calendly.com/northbay-scj o Sault Ste. Marie: https://calendly.com/saultstemarie-scj o Sudbury: https://calendly.com/sudbury-scj o Cochrane: https://calendly.com/cochrane-scj o Timmins: https://calendly.com/cochrane-scj Droit de la famille – Conférences relatives à la cause o North Bay: https://calendly.com/northbay-scj o Sault Ste. Marie: https://calendly.com/saultstemarie-scj o Cochrane: https://calendly.com/cochrane-scj o Timmins: https://calendly.com/cochrane-scj Droit de la famille – Conférences en vue d’un règlement o North Bay: https://calendly.com/northbay-scj o Sault Ste. Marie: https://calendly.com/saultstemarie-scj o Sudbury: https://calendly.com/sudbury-scj o Cochrane: https://calendly.com/cochrane-scj o Timmins: https://calendly.com/cochrane-scj Droit de la famille – Conférences de gestion du procès o North Bay: https://calendly.com/northbay-scj o Sault Ste. Marie: https://calendly.com/saultstemarie-scj o Sudbury: https://calendly.com/sudbury-scj o Cochrane: https://calendly.com/cochrane-scj o Timmins: https://calendly.com/cochrane-scj |
| Région du Nord-Ouest | Région
|
| Région du Sud-Ouest | Région
|
| Toronto | o Droit de la famille – Conférences relatives à la cause et conférences en vue d’un règlement : https://calendly.com/conference-booking
o Droit de la famille – Audience de compte-rendu: https://calendly.com/tbstcourt o Droit civil – Tribunal de pratique civile: https://calendly.com/toronto-region o Droit civil – Un tribunal ad hoc: https://calendly.com/toronto-region o Droit civil – Tribunal de l’établissement au rôle des procès de longue durée: https://calendly.com/toronto-region o Droit civil – Conférences relatives à la cause: https://calendly.com/toronto-region o Droit civil – Motions courtes Juge Associé(e): https://calendly.com/toronto-region o Droit civil – Motions courtes au privilège dans l’industrie de la construction: https://calendly.com/toronto-region o Droit civil – Première Conférences de gestion du procès au privilège dans l’industrie de la construction: https://calendly.com/toronto-region o Le rôle des successions – rendez-vous de mise au rôle à 9 h 30: https://calendly.com/toronto-estates o Cour des petites créances – Motions: https://calendly.com/toronto-smallclaims |