Avis à la profession – Région du Centre-Est – Audiences d’instruction du printemps 2021

AVIS À LA PROFESSION ET AUX PARTIES À UNE AFFAIRE DE DROIT DE LA FAMILLE

OBJET : COUR SUPÉRIEURE DE JUSTICE, COUR DE LA FAMILLE – AUDIENCES D’INSTRUCTION DU PRINTEMPS 2021

Comme vous le savez, la suspension des activités régulières du tribunal durant la pandémie de COVID-19 avait retardé les procès.

Les procès et les motions longues seront entendus lors des prochaines audiences d’instruction. Toutes les affaires seront instruites exclusivement de façon virtuelle, sur Zoom.

Les affaires peuvent être inscrites au rôle pour les audiences de deux façons. Le juge chargé de la gestion de l’instance peut inscrire l’affaire au rôle en vue d’une audience à tout moment s’il l’estime indiqué. À titre subsidiaire, une ou plusieurs parties peuvent présenter la formule de demande de procès ou de motion longue par courriel au coordonnateur des procès au plus tard le 30 mars 2021. Dans l’un ou l’autre cas, les parties et les avocats doivent confirmer qu’ils possèdent la technologie nécessaire pour une audience virtuelle, entre autres choses.

Les causes feront l’objet d’un triage; la priorité sera accordée aux questions relatives à la protection de l’enfance, aux questions urgentes liées aux responsabilités parentales et aux questions financières, dans cet ordre-là.

Comme lors des audiences d’instruction dans la région du Centre-Est avant la pandémie, les causes inscrites au rôle en vue d’un procès ou d’une motion longue seront instruites suivant une liste d’attente. Cependant, il n’y aura que deux semaines d’audiences d’instruction, à compter du 25 mai 2021. La première semaine des audiences régulières sera consacrée aux conférences de gestion du procès.

Conférence de gestion du procès

Une conférence de gestion du procès n’est pas systématiquement prévue. Toutefois, si votre affaire est inscrite au rôle en vue d’un procès soit par le juge chargé de la gestion de l’instance, soit parce que votre cause répond aux critères de triage et a été choisie pour être instruite lors des audiences d’instruction de mai 2021, le juge chargé de la gestion de l’instance ou le coordonnateur des procès fixera la date d’une conférence de gestion du procès, qui aura lieu entre le 17 et le 20 mai 2021.

À la conférence de gestion du procès, le juge examinera les dispositions logistiques à prendre pour le procès ou la motion avec les avocats et les parties. En raison des contraintes de temps, il se peut que le juge n’ait pas le temps de discuter d’un règlement.

Documents pour le procès ou la motion longue

Les parties sont encore liées par les délais que prévoient les Règles en matière de droit de la famille pour la remise de documents. Puisque la conférence de gestion du procès peut n’avoir lieu que peu de temps avant le début des audiences, il est important que les avocats et les parties s’assurent d’avoir respecté les délais prescrits.

Dossier d’instruction

Votre affaire ne sera pas appelée tant que votre dossier d’instruction n’aura pas été signifié et déposé.

Le dossier d’instruction doit être déposé par l’intermédiaire du portail de dépôt des Services de justice en ligne (le « portail »). Des renseignements sur l’inscription au portail et le dépôt de documents sont disponibles à l’adresse suivante :

https://www.ontario.ca/fr/page/depot-documents-cour-de-la-famille-en-ligne

À l’heure actuelle, deux copies papier de votre dossier d’instruction doivent être déposées au palais de justice et une copie électronique doit être déposée. La copie papier du dossier d’instruction ne doit pas être déposée au palais de justice avant d’avoir été déposée par l’intermédiaire du portail.

Les copies papier et électronique de votre dossier d’instruction doivent être identiques. Cela signifie que :

les deux copies doivent avoir une table des matières (et la copie électronique doit contenir des hyperliens);
tous les numéros d’onglet d’une copie doivent correspondre à ceux de l’autre;
tous les numéros de page d’une copie doivent correspondre à ceux de l’autre.

Il serait utile – quoique pas essentiel – que la table des matières de tout document soit reliée par hyperlien au document.

Nous espérons que ce système de dépôt en double exemplaire sera éliminé une fois qu’une plate-forme universelle de partage de documents aura été déployée dans l’ensemble de la province.

Pièces

Toutes les pièces proposées sur lesquelles vous avez l’intention de vous fonder au procès doivent aussi être signifiées et déposées avant votre procès par l’intermédiaire du portail. Encore une fois, deux copies papier de votre cahier de pièces doivent être déposées au palais de justice et une copie électronique doit être déposée.

Les copies papier et électronique de votre cahier de pièces doivent être identiques. Cela signifie que :

les deux cahiers de pièces doivent avoir une table des matières (et la copie électronique doit contenir des hyperliens);
tous les numéros d’onglet d’une copie doivent correspondre à ceux de l’autre;
toutes les pages doivent être numérotées et les numéros de page d’une copie doivent correspondre à ceux de l’autre.

Dépôt des copies papier du dossier d’instruction et des pièces

Afin de simplifier le dépôt des dossiers d’instruction et des pièces nécessaires pour les audiences d’instruction, une fenêtre de dépôt désignée a été créée temporairement au comptoir de dépôt. Vous ne serez pas tenu(e) de « prendre un numéro » au comptoir de dépôt pour déposer vos documents.

Aucun membre du personnel du tribunal ne travaille à la fenêtre et aucun conseil n’y sera offert. Seuls les dossiers d’instruction et les pièces (accompagnés de l’affidavit de signification correspondant) peuvent être déposés à cet endroit; ils seront recueillis chaque jour et placés dans le système du tribunal. Tout autre document déposé au comptoir sera jeté et ne sera pas réputé avoir été déposé dans le cadre de votre action.

Instruction de l’affaire

À la conférence de gestion du procès, le juge président peut décider que votre affaire est prête à être instruite. Le coordonnateur des procès vous informera ensuite de la date à laquelle votre affaire sera instruite et vous recevrez un lien sur Zoom.

Sauf indication contraire, vous devriez vous attendre à ce que votre procès commence chaque jour à 9 h 30 et se termine chaque jour vers 16 h 30. Le juge saisi du procès déterminera le moment et la durée de la pause dîner et des pauses du matin et de l’après-midi.

Procès virtuels

Les lignes directrices suivantes s’appliquent aux procès/motions longues virtuel(le)s.

Les avocats et les parties non représentées doivent se familiariser avec la façon de partager les documents/partager leur écran sur la plate-forme Zoom; cette question sera abordée plus en détail avec le juge lors de la conférence de gestion du procès. Les avocats et les parties devraient faire une répétition à l’avance au lieu d’attendre jusqu’au jour de l’instance.
Les parties préparent une liste de distribution par courriel, à laquelle des documents supplémentaires peuvent être ajoutés durant le procès, au besoin.
Les parties et les avocats s’assurent de se connecter à la plate-forme Zoom en utilisant leur nom au complet.
Les parties doivent s’assurer que leurs témoins sont disponibles et peuvent participer sur Zoom en tout temps pendant le procès. À cette fin, les parties s’assurent également que tous leurs témoins ont accès à la technologie nécessaire pour déposer virtuellement et ont fait l’essai de cette technologie avant le procès.
Les avocats se connectent à la réunion sur Zoom 15 minutes avant le début du jour de l’audience pour s’assurer qu’il n’y a aucun problème de connexion.
Il incombe aux parties ou aux avocats de s’assurer que leurs témoins ont reçu le lien sur Zoom pour le procès et de les informer de l’heure approximative de leur déposition. Le tribunal ne le fait pas pour les parties. Il faut informer les témoins qu’ils pourraient devoir patienter dans la salle d’attente de Zoom avant leur déposition.
Les parties examinent immédiatement et remettent à chacun de leurs témoins une copie électronique ou papier du document de la Cour supérieure de justice intitulé « Étiquette et pratiques exemplaires pour les audiences à distance », disponible à https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/avis-et-ordonnances-covid-19/audiences-a-distance/.
Les avocats devraient aussi consulter l’annexe A (« Conseils à l’intention des avocats, des parties et des témoins qui comparaissent à l’écran ») des Pratiques exemplaires pour les audiences tenues à distance, qui ont été élaborées par la Société des plaideurs, l’Association du Barreau de l’Ontario, la Fédération des Associations du Barreau de l’Ontario et l’Ontario Trial Lawyers Association et qui sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.advocates.ca/Upload/Files/PDF/Advocacy/BestPracticesPublications/BestPracticesRemoteHearings/Pratiques_exemplaires_pour_les_audiences_tenues_a_distance_13_mai_2020_final_july2.pdf.
Les parties communiquent clairement les instructions suivantes à chacun de leurs témoins avant leur déposition :
1. pendant sa déposition, le témoin ne doit pas examiner de documents ni accéder à des ressources électroniques (sur Internet ou ailleurs), sauf :
  1. les documents qui lui sont présentés durant son contre-interrogatoire;
  2. les documents qu’il demande et qu’on lui permet d’examiner;
  3. l’affidavit qu’il a présenté sous serment comme sa preuve principale;
2. pendant sa déposition, le témoin ne doit pas consulter un script ou des notes, ni s’y fonder, sauf autorisation du tribunal;
3. pendant sa déposition et jusqu’à la fin de celle-ci, le témoin ne doit pas communiquer avec d’autres personnes au sujet de la teneur de son interrogatoire;
4. le témoin peut communiquer avec les avocats ou une autre personne pendant une pause avant le début de son contre-interrogatoire, pourvu que sa communication soit compatible avec les obligations professionnelles des avocats et les règles de procédure applicables;
5. si le témoin a besoin de l’assistance d’un tiers pendant sa déposition (par exemple une assistance technologique), il doit en demander la permission avant le début de sa déposition;
6. les interdictions relatives à l’enregistrement d’une audience judiciaire que prévoit la Loi sur les tribunaux judiciaires (art. 136).
En ce qui concerne les documents qui doivent être présentés aux témoins durant leur interrogatoire principal, leur contre-interrogatoire ou leur réinterrogatoire, l’avocat ou la partie qui procède à l’interrogatoire devrait s’attendre à présenter de tels documents au témoin en utilisant la fonction de partage d’écran de Zoom. Il est aussi possible de demander la permission du juge du procès pour envoyer des documents supplémentaires par courriel au témoin et à tous les participants (au moyen de la liste de distribution du procès).
Les parties s’assurent d’avoir un deuxième numéro de téléphone pour chaque témoin qu’elles ont l’intention de convoquer et veillent à ce que chacun de ces témoins ait le numéro de téléphone de l’avocat, afin que les avocats et les témoins puissent communiquer les uns avec les autres s’il y a interruption de la connexion Internet ou si survient tout autre problème technique.
Les témoins qui souhaitent être assermentés sur un livre religieux doivent avoir ce livre en leur possession et doivent être disposés à le désigner ainsi et à le montrer au tribunal avant d’être assermentés.
Pendant leur déposition, les témoins devraient placer leur caméra de manière que l’ensemble de leur visage et leurs mains soient visibles.
Durant les interrogatoires des témoins, seuls le juge du procès, le témoin, l’avocat qui mène l’interrogatoire (ou la partie qui mène l’interrogatoire, si celle-ci n’est pas représentée) et l’avocat de la partie adverse (ou la partie adverse, si celle-ci n’est pas représentée) paraîtront à l’écran. Hormis ces personnes et le greffier, tous les autres participants seront mis en sourdine et leur fonction vidéo sera désactivée (c.-à-d. que leurs visages ne paraîtront pas à l’écran).
Lors des pauses, dans la mesure du possible, les participants mettent leurs microphones en sourdine et désactivent leur fonction vidéo pendant la durée de la pause, au lieu de se déconnecter de la session Zoom. Au moment désigné, les participants activent leur fonction vidéo pour indiquer qu’ils sont de retour.
Toute objection doit être soulevée visuellement en plaçant la paume de la main devant la caméra vidéo; dès qu’une objection est soulevée, la personne qui parle cesse de parler afin que l’objection puisse être abordée. Si l’objection n’est pas reconnue dans un délai raisonnable, la fonction de clavardage au bas de l’écran Zoom peut être utilisée.
Les avocats, parties et témoins se connectent à la plate-forme Zoom en utilisant leur nom au complet afin que le greffier et le tribunal puissent facilement les identifier.
Tout le monde devrait être attentif à la perte de connexion d’un participant, qui se manifeste par sa disparition de l’écran Zoom, et devrait immédiatement signaler cette perte de connexion au tribunal, afin que l’instance puisse être interrompue jusqu’à la reconnexion du participant.
Les avocats ne sont pas tenus de porter la toge pour le procès et peuvent plutôt porter une tenue professionnelle. Faites de votre mieux pour éliminer les distractions.
Tous les participants doivent tenter de trouver un endroit tranquille et de réduire au minimum les interruptions par des tiers pendant le procès. Si d’autres personnes peuvent être entendues, leur identité doit être immédiatement divulguée au tribunal.
Que la communication se fasse par vidéo ou par téléphone, la salle d’audience virtuelle demeure une instance judiciaire formelle; tous les participants doivent respecter le décorum de la salle d’audience dans le monde virtuel, tout comme ils le feraient en personne.
Il est fortement recommandé que tous les participants au procès utilisent des casques d’écoute dotés d’un microphone. Cela aide grandement le sténographe judiciaire à entendre les sons, tout en réduisant l’accrochage acoustique et les échos sur la ligne.
Il est fortement recommandé que, dans la mesure du possible, les avocats et les parties utilisent une connexion Internet par câble plutôt qu’une connexion sans fil, car les connexions par câble sont habituellement plus stables.

Le juge principal régional
Mark L.J. Edwards
16 février 2021