Cour supérieure de justice, région de l’Est : Avis à la profession concernant l’utilisation de Case Center pour les affaires criminelles

Le 26 février 2021

Renseignements généraux sur Case Center

Le ministère du Procureur général (ci-après « le ministère »), en collaboration avec la Cour supérieure de justice (CSJ), introduit Case Center pour les affaires criminelles. Case Center est une plateforme infonuagique de partage de documents qui peut être utilisée pour des procédures judiciaires à distance et en personne.
Case Center est l’une des initiatives mises en œuvre par le ministère pour instaurer des façons nouvelles et novatrices d’administrer la justice, notamment en facilitant les procédures judiciaires, augmentant le nombre d’instances à distance et offrant plus de services en ligne.
Case Center est un service en ligne convivial qui permet :
- aux procureurs de la Couronne et aux avocats de la défense de partager des documents judiciaires déposés de toute taille et de tout format avant et pendant un événement judiciaire donné;
- aux représentants de l’appareil judiciaire et au personnel du tribunal d’accéder aux documents relatifs à l’événement et d’envoyer des documents supplémentaires, comme des avis aux avocats, des ordonnances et des motifs de décision;
- un accès 24h/24, 7 jours sur 7, avec ou sans réseau privé virtuel.
Le ministère et la CSJ ont mis à l’essai Case Center dans certaines instances de droit civil, de droit criminel et de droit de la famille dans la région de Toronto. La plateforme est étendue maintenant à toutes les activités de la Cour dans la région de l’Est, y compris les affaires criminelles.
Case Center ne remplace pas le dépôt de documents au tribunal. Les procureurs de la Couronne et les avocats de la défense doivent déposer les documents au tribunal par courriel à l’avance, conformément aux règles applicables énoncées dans les Règles de procédure en matière criminelle et le Code criminel et conformément aux directives de pratique du tribunal.
Case Center dans des affaires criminelles dans la région de l’Est
À compter du 1^er mars 2021, le personnel du bureau de l’administration – affaires criminelles[1] commencera à envoyer des invitations aux procureurs de la Couronne et aux avocats de la défense leur proposant de télécharger leurs documents pour des audiences prévues au cours des deux semaines qui suivent. Les procureurs de la Couronne et les avocats de la défense recevront un courriel du bureau de l’administration – affaires criminelles leur demandant de télécharger leurs documents pour l’audience dans un fichier de Case Center créé spécialement pour le dossier.
À compter du 1^er mars 2021, lorsqu’une nouvelle conférence judiciaire préparatoire à l’audience doit être fixée ou qu’une nouvelle audience de révision de la mise en liberté sous caution ou audience de mise en liberté sous caution est fixée, l’affaire utilisera Case Center, si l’accusé est représenté par un avocat.
Une fois qu’un fichier Case Center est ouvert pour une conférence judiciaire préparatoire à l’audience, il demeurera ouvert pour accueillir des documents liés à l’audience pour les motions préparatoires au procès subséquentes, le procès ou un plaidoyer, sous réserve des exceptions ci-dessous.
Case Center sera aussi utilisé pour des nouvelles demandes de révision de la mise en liberté sous caution et des nouvelles audiences de mise en liberté sous caution à compter du 1^er mars 2021.

Documents qui ne doivent pas être téléchargés dans Case Center[2]

Il est interdit d’utiliser Case Center pour des documents concernant de la pornographie juvénile.
Il est interdit de télécharger dans Case Center des documents mentionnant un informateur confidentiel.
Sauf indication contraire expresse du tribunal, les procureurs de la Couronne et les avocats de la défense ne doivent pas télécharger les documents suivants dans Case Center[3].
- un document mis sous scellés;
- un document pour lequel une ordonnance de mise sous scellés est demandée;
- un document protégé ou un document pour lequel un privilège est invoqué;
- tout autre document que les avocats hésitent à télécharger en attendant les directives d’un juge.
Après la première conférence judiciaire préparatoire à l’audience utilisant Case Center, le fichier Case Center demeurera ouvert pour tous les documents liés à des instances subséquentes (p. ex., plaidoyers/détermination de la peine, motion préparatoire au procès ou procès). Si un avocat ne sait pas s’il doit télécharger un document particulier, il peut demander au tribunal de rendre une directive à ce sujet à la conférence judiciaire préparatoire à l’audience. Les avocats devraient s’assurer que cette directive est mentionnée au dossier à la prochaine comparution au tribunal pour qu’elle puisse être inscrite dans l’acte d’accusation ou dans d’autres documents écrits par le greffier.

Coopérer avec le personnel du greffe

Les procureurs de la Couronne et les avocats de la défense doivent faire tous les efforts nécessaires pour aider le personnel du bureau de l’administration – affaires criminelles à envoyer les invitations de téléchargement dans Case Center à toutes les personnes concernées. Ils doivent aviser immédiatement le greffe s’ils reçoivent une invitation à télécharger des documents dans Case Center dans une affaire de pornographie juvénile, dans une affaire où le juge a expressément ordonné de ne pas utiliser Case Center ou dans une affaire où il est établi que l’accusé n’est plus représenté ou qu’il a changé d’avocat.
Dans le cas où une invitation de téléchargement dans Case Center n’a pas été envoyée, mais que l’avocat de la défense ou le procureur de la Couronne apprend que Case Center devrait être utilisé (p. ex. une personne qui se représentait elle-même a engagé un avocat), il devrait en informer les autres avocats et en aviser le bureau de l’administration – affaires criminelles.

Accès et utilisation de Case Center dans des affaires criminelles

Dans des affaires criminelles, seuls les magistrats, le personnel des tribunaux, les avocats et le personnel nécessaire des procureurs de la Couronne et des avocats de la défense auront accès à Case Center.
Il est interdit aux avocats d’inviter leurs clients ou les accusés à avoir accès à Case Center.
Les avocats doivent prendre d’autres arrangements pour partager des documents, si cela est approprié, avec leurs clients^[4].
Il est interdit d’utiliser Case Center dans les affaires où l’accusé se représente lui‑même.

Nouvelles responsabilités pour les procureurs de la Couronne, les avocats de la défense et le personnel de la DST

Case Center ne remplace pas la signification ou le dépôt de documents au tribunal. Les procureurs de la Couronne et les avocats de la défense doivent signifier et déposer leurs documents au tribunal par courriel, conformément aux règles applicables énoncées dans les Règles de procédure en matière criminelle et le Code criminel et conformément aux avis[5].
La Division des services aux tribunaux doit tenir le dossier électronique à jour dans le système approprié mis en place pour tenir à jour le dossier du tribunal.
Les avocats doivent fournir au tribunal une adresse de courriel à jour. Ils doivent veiller à ce que leur adresse de courriel actuelle figure sur tous les documents déposés au tribunal.
Les parties doivent faire de Case Center un expéditeur de confiance en ajoutant casecenter-noreply@thomsonreuters.com à leur liste de contacts ou en vérifiant régulièrement leur boîte de courrier poubelle pour voir si des courriels de Case Center s’y trouvent.
Lorsqu’il reçoit un courriel de Case Center, lequel est envoyé environ deux semaines avant l’audience, l’avocat doit cliquer sur le lien qui y est donné pour s’inscrire. Il peut également s’inscrire à l’avance à l’adresse https://ontariocourts.casecenter.thomsonreuters.com/ en cliquant sur « Register ». Il est préférable que l’avocat crée un compte Case Center à l’avance.
Pour les conférences judiciaires préparatoires au procès, les procureurs de la Couronne et les avocats de la défense doivent télécharger leurs formules conjointes ou individuelles de rapport de conférence préparatoire au procès (formule 17)[6] et tout autre document pertinent pour la conférence préparatoire au procès. Les avocats de la Couronne téléchargeront les documents relatifs à l’incarcération et à l’acte d’accusation.
Si, à une conférence judiciaire préparatoire au procès, la Cour donne l’instruction de ne pas utiliser Case Center pour une motion préparatoire au procès subséquente, pour le plaidoyer ou pour le procès, ou qu’elle donne des directives spéciales au sujet des documents qui peuvent ou ne peuvent pas être téléchargés dans Case Center, il est de la responsabilité des avocats de veiller à ce que ces instructions et directives soient inscrites au dossier par le greffier.
Les conventions de dénomination suivantes doivent être utilisées.
- Lorsqu’un document est soumis au tribunal en format électronique, le nom du document doit comprendre les renseignements suivants :
  - le type de document
  - le type de partie qui soumet le document;
  - le nom de la partie qui soumet le document (y compris les initiales de la partie si le nom n’est pas unique dans l’affaire);
  - la date à laquelle le document a été créé ou signé, dans le format JJMMM-AAAA (p. ex., 12-JAN-2021).
Ce protocole de dénomination de documents simple et convivial permettra aux magistrats de trouver rapidement et aisément les documents requis pendant les audiences virtuelles et en personne. Cette directive figure à la partie C de l’Avis consolidé à la profession, aux plaideurs, aux personnes accusées, au public et aux médias (https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/avis-et-ordonnances-covid-19/avis-consolide/).
Il ne faut pas télécharger dans Case Center un document qui fait l’objet d’une demande d’ordonnance de mise sous scellés. Ce document doit plutôt être envoyé par courriel au Bureau des coordonnateurs des procès en indiquant le numéro du dossier du tribunal et la date d’audience (si elle a été fixée) et en demandant que le document soit envoyé par courriel au juge puisqu’une ordonnance de mise sous scellés sera demandée.
Si une personne doit télécharger des documents que le greffier des services internes devra marquer comme pièces, elle doit les télécharger séparément, car une seule marque électronique peut être apposée par document.
Si d’autres avocats ou des membres de leur personnel ont besoin d’accéder à l’affaire dans Case Center, l’avocat peut leur envoyer une invitation en cliquant sur le bouton « Invite New Participant » (« Inviter un nouveau participant »), sur l’onglet « People » (« Personnes »), mais des accusés, des victimes, des témoins et ls police ne doivent pas être invités.
Il est recommandé aux avocats et aux membres de leur personnel de visionner l’un des outils de formation proposés sur le site Web de la Cour et de passer en revue la foire aux questions sur Case Center. Ces outils les aideront à se familiariser avec Case Center et à comprendre son utilité dans la gestion des documents pendant l’audience. D’autres formations en direct seront offertes avant le lancement de Case Center dans d’autres regions.
Pour obtenir de l’aide en cas de problèmes techniques, appelez le service d’assistance technique de Thomson Reuter, au 1 800 290-9378 et sélectionnez soit « Case Center » soit « Evidence Sharing » dans le répertoire, ou envoyez un courriel à  westlaw.softwaresupport@tr.com. Ces services d’assistance technique sont offerts de 8 h à 17 h (du lundi au vendredi).
Toute suggestion d’amélioration de Case Center doit être envoyée au Cabinet du juge en chef, par courriel, à scj-csj.general@ontario.ca.

Utilisation de Case Center pendant une audience au tribunal

Case Center permettra aux procureurs de la Couronne et aux avocats de la défense de partager par voie électronique des documents avec les magistrats avant l’audience. Pendant l’audience, les procureurs de la Couronne et les avocats de la défense pourront consulter ces documents dans le même format électronique;
Dans les cas où l’accusé doit avoir accès aux documents partagés, l’avocat de la défense devra lui procurer des copies papier ou prendre d’autres dispositions.

26 février 2021
Juge principal régional C. MacLeod

[1] Le bureau de la Division des services aux tribunaux pour des affaires criminelles peut aussi être appelé le greffe ou le bureau de l’administration dans certains centres.

[2] Bien que les conférences judiciaires préparatoires à l’audience ne nécessitent généralement pas le dépôt de pièces ou de documents probants, ces documents peuvent être déposés dans le cadre de motions préparatoires au procès subséquentes, du procès ou de l’audience de détermination de la peine.

[3] Même si l’audience peut utiliser Case Center pour d’autres documents, ces documents en particulier ne seront pas téléchargés dans Case Center.

[4] Conformément à tout engagement donné de ne pas partager de copies de certains documents, comme des entrevues liées à une agression sexuelle.

[5] Voir les modifications récentes aux règles concernant le dépôt, aux paries IX et X de la Directive de pratique provinciale/Modification des Règles de procédure en matière criminelle relatives aux instances en matière criminelle, 12 août 2020 https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/pratique/directives-de-pratique/criminel/

[6] Les avocats doivent respecter les pratiques locales en matière de dépôt des formules conjointes (procureur/avocat de la défense) ou individuelles de rapport de conférence préparatoire au procès.