Protocole d’entente

Protocole d’entente entre la juge en chef de la Cour supérieure de justice de l’Ontario et le Procureur général de l’Ontario

5 mai 2008

Préambule

Le procureur général de l’Ontario et la juge en chef de la Cour supérieure de justice (la « juge en chef ») reconnaissent les avantages d’une relation productive et dynamique, fondée sur la collaboration, pour l’administration de la justice dans la province de l’Ontario. Ils reconnaissent également que chacun a un rôle et des responsabilités cruciaux au regard de l’administration des tribunaux.

Le procureur général et la juge en chef souscrivent à l’importance du principe d’indépendance judiciaire et sont déterminés à soutenir les fonctions de base de la magistrature associées au jugement, au règlement judiciaire des différends, à l’affectation des juges, à l’assignation des causes et à l’établissement des calendriers.

Le procureur général et la juge en chef reconnaissent la nature dynamique et évolutive de la Cour et de l’administration de la justice dans la province ainsi que la nécessité d’un système de justice accessible, moderne et efficace qui répond aux besoins et aux intérêts du public.

Le procureur général et la juge en chef sont soumis au principe de la responsabilité financière et reconnaissent que le procureur général doit rendre compte à l’Assemblée législative de l’Ontario de la bonne utilisation des fonds publics affectés à l’administration de la justice dans la province.

Afin de promouvoir la clarté, la cohérence et la responsabilisation de l’administration des tribunaux et de leurs responsabilités et rôles respectifs, le procureur général et la juge en chef concluent par les présentes un protocole d’entente qui établit les responsabilités et pouvoirs opérationnels et administratifs de chacun ainsi qu’un cadre de collaboration visant les domaines d’intérêt mutuel.

1. Autorité législative

a. Administration des tribunaux

En vertu de l’article 71 de la Loi sur les tribunaux judiciaires (la « Loi »), l’administration des tribunaux est assurée de façon à :

  • maintenir l’indépendance de la magistrature en tant que branche distincte du gouvernement;
  • reconnaître les responsabilités et rôles respectifs du procureur général et de la magistrature dans l’administration de la justice;
  • encourager l’accès du public aux tribunaux et la confiance du public dans l’administration de la justice;
  • favoriser la fourniture de services de haute qualité au public;
  • promouvoir l’utilisation efficiente des ressources publiques.

Aux termes de l’article 72 de la Loi, le procureur général est chargé de superviser les questions liées à l’administration des tribunaux.

La juge en chef ou les juges principaux régionaux, selon le cas, sont chargés de diriger et de superviser les sessions du tribunal, et d’assigner les fonctions judiciaires conformément à l’article 75 de la Loi.

En vertu de l’article 76 de la Loi, les employés des tribunaux obéissent aux directives de la juge en chef en ce qui concerne les questions que la loi réserve à la magistrature.

b. Protocole d’entente

Le paragraphe 77 (2) de la Loi dispose que « le procureur général et le juge en chef de la Cour supérieure de justice peuvent conclure un protocole d’entente régissant les questions relatives à l’administration de ce tribunal ».

Aux termes du paragraphe 77 (4) de la Loi, le protocole d’entente en question peut traiter des responsabilités et rôles respectifs du procureur général et de la magistrature dans l’administration de la justice, mais il ne doit traiter d’aucune question que la loi réserve à la magistrature.

En vertu du paragraphe 77 (5) de la Loi, le procureur général veille à ce qu’un protocole d’entente soit mis à la disposition du public, en français et en anglais.

2. Entrée en vigueur, examen et modification du protocole d’entente

Le présent protocole d’entente entre en vigueur à la date où il est signé par le procureur général et la juge en chef.

Il peut être modifié en tout temps, avec le consentement mutuel écrit du procureur général et de la juge en chef.

Le présent protocole d’entente demeure en vigueur jusqu’à sa résiliation, par écrit, par le procureur général ou la juge en chef.

Le procureur général et la juge en chef, ou les personnes qu’ils auront désignées, font de leur mieux pour s’occuper des préoccupations soulevées par l’un ou l’autre relativement au contenu du protocole d’entente.

Le procureur général et la juge en chef, ou les personnes qu’ils auront désignées, se rencontrent au moins une fois par année pour examiner le présent protocole d’entente.

3. Responsabilités et rôles prévus dans le protocole d’entente

Le procureur général et la juge en chef reconnaissent que leurs responsabilités et rôles respectifs en ce qui concerne l’administration des tribunaux en Ontario, comprennent les fonctions précises suivantes, sans en exclure d’autres :

a. Le procureur général :

  1. inclut le budget du Cabinet du juge en chef dans le montant global alloué aux services judiciaires et en rend compte, dans le cadre du cycle annuel de planification, dans la présentation du budget des dépenses du ministère, sous réserve de l’article 11 du présent protocole d’entente;
  2. s’assure que le personnel du Cabinet du juge en chef est informé des politiques financières et administratives du ministère et du gouvernement qui s’appliquent aux activités du Cabinet du juge en chef;
  3. donne au personnel du Cabinet du juge en chef l’occasion de participer aux travaux du comité de gestion de la Division des services aux tribunaux du ministère et de donner leur avis, au nom de la magistrature, pour les besoins de l’élaboration du plan quinquennal.

b. Le Cabinet du juge en chef :

  1. informe le procureur général, au besoin, des questions qui influent sur les responsabilités financières, administratives et opérationnelles du Cabinet du juge en chef;
  2. gère efficacement et avec efficience les activités du Cabinet du juge en chef et, sous réserve du principe de l’indépendance judiciaire, gère les questions administratives de la Cour supérieure de justice de l’Ontario se rapportant aux fonctions de base de la Cour;
  3. gère les ressources humaines, conformément aux politiques et aux conventions collectives qui s’appliquent à la fonction publique ontarienne, dans le cas du personnel affecté au Cabinet du juge en chef, aux cabinets des juges principaux régionaux et du juge principal de la Cour de la famille, qui relève de l’avocat directeur du Cabinet du juge en chef.

4. Communications

Le procureur général et la juge en chef se rencontreront au moins une fois par année pour discuter de sujets touchant l’administration des tribunaux.

Le Cabinet du juge en chef continuera de s’occuper en priorité de faciliter la participation et la consultation de la Cour supérieure de justice que recherche le ministère du Procureur général, en particulier pour ce qui concerne les questions qui peuvent influer sur l’indépendance judiciaire de la Cour au palier individuel et à l’échelle de l’institution.

Le procureur général et le ministère continueront d’être les seuls chargés de déterminer la nature et la portée de la représentation des cadres et du personnel du ministère, demandée par la juge en chef, à des initiatives du Cabinet du juge en chef de la Cour supérieure de justice.

Le procureur général et la juge en chef, ou les personnes qu’ils auront désignées, feront tout en leur pouvoir pour s’informer mutuellement des initiatives importantes qui influeront directement sur leur mandat ou leurs activités respectifs, sous réserve des obligations de confidentialité et de secret professionnel auxquelles sont soumis le procureur général et la juge en chef.

Le présent article ne vise pas à modifier les communications ordinaires qui ont cours régulièrement entre la magistrature, le personnel du ministère du Procureur général et les employés et gestionnaires des tribunaux locaux concernant les questions courantes et locales touchant l’administration.

5. Soutien judiciaire

Le ministère du Procureur général et la juge en chef conviennent de collaborer en ce qui concerne les normes touchant le soutien judiciaire offert aux juges nommés par le gouvernement fédéral conformément à la directive de la Division des services aux tribunaux Judicial Support Standards for Federally-Appointed Judges of the Superior Court of Justice, datée du 30 décembre 2002.

S’il y a lieu, le ministère du Procureur général et la juge en chef conviennent de collaborer pour régler les problèmes de ressources judiciaires à mesure qu’ils surviennent.

6. Urgence, risque et planification de la poursuite des activités

Le procureur général et la juge en chef continueront de collaborer, par l’entremise de groupes de travail et de comités sur la sécurité des tribunaux locaux, au besoin, en ce qui concerne la sécurité, l’évaluation des menaces et des risques et la planification d’urgence dans l’administration de la justice, en particulier pour ce qui est des palais de justice, en vue de faire des recommandations aux autorités appropriées relativement à ces questions.

7. Accès à l’information et aux documents et confidentialité des renseignements

Le procureur général et la juge en chef conviennent d’élaborer un protocole qui établira, en fonction de principes, les circonstances dans lesquelles il convient de rendre l’information et les documents statistiques émanant des tribunaux accessibles au public.

Le protocole, une fois approuvé par le procureur général et la juge en chef, sera réputé faire partie du présent protocole d’entente, y compris les modifications qui y seront apportées à l’occasion.

Sous réserve des lois applicables, les renseignements que détiennent le procureur général ou le ministère et ses représentants concernant la magistrature sont confidentiels si leur publication risque d’entraver l’indépendance judiciaire.

8. Services de sténographes judiciaires et d’interprétation

Le procureur général et la juge en chef reconnaissent que, la Cour supérieure étant un tribunal d’archives, le ministère continuera de s’occuper du recrutement, de l’agrément et des normes de rendement des sténographes judiciaires afin d’assurer la production de dossiers du tribunal exacts dans les meilleurs délais.

Le procureur général et la juge en chef conviennent que l’accès à la justice suppose la prestation de services d’interprétation. Le ministère continuera de s’occuper, au besoin, du recrutement, de l’agrément et des normes de rendement des interprètes.

9. Installations

Le procureur général et la juge en chef conviennent d’élaborer un processus de consultation permettant de déterminer, de prioriser et de mettre en œuvre des initiatives visant les installations qui témoignent d’un processus de collaboration entre le procureur général et la juge en chef.

Le processus de planification des immobilisations supposera une liaison directe entre les représentants du ministère du Procureur général et le personnel ou les juges désignés du Cabinet du juge en chef. Il prendra en compte les facteurs pertinents aux normes et principes architecturaux de la province au regard des palais de justice, notamment la dignité du tribunal, l’importance de la primauté du droit, l’ouverture et l’accessibilité du système de justice, l’indépendance de la magistrature, la durabilité, la fonctionnalité et la polyvalence pour l’avenir, et l’utilisation efficace et efficiente des ressources publiques.

La juge en chef sera chargée de fournir au ministère des avis, au nom de la Cour, sur la question de savoir si les initiatives relatives aux installations soutiennent les fonctions de base de la magistrature associées au jugement, au règlement judiciaire des différends, à l’affectation des juges, à l’assignation des causes et à l’établissement des calendriers.

10. Personnel et avocat directeur

Les membres du personnel du Cabinet du juge en chef sont des fonctionnaires nommés en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario. Les politiques de dotation en personnel de la fonction publique, les régimes de retraite et autres avantages sociaux, les conditions d’emploi et les conventions collectives s’appliquent donc à eux.

Il devrait y avoir un poste d’avocat directeur au sein de l’effectif du ministère. L’avocat directeur assurera la liaison entre la magistrature et les organes exécutifs du gouvernement et relèvera du sous-procureur général adjoint, Division des services aux tribunaux, sous réserve du pouvoir conféré à la juge en chef en vertu de l’article 76 de la Loi de diriger le personnel de la Cour.

Les responsabilités financières du Cabinet du juge en chef décrites dans le présent protocole d’entente sont assumées par l’avocat directeur, qui recevra ses directives de la juge en chef, sous réserve des responsabilités et des pouvoirs délégués à l’avocat directeur en vertu du cadre de délégation du ministère.

11. Finances

a. Financement et élaboration du budget annuel

Les activités du Cabinet du juge en chef seront financées par l’entremise de l’affectation globale du ministère déterminée dans le cadre du cycle annuel de planification du budget des dépenses. Ce financement annuel sera fondé sur l’affectation de l’année précédente rajustée pour tenir compte des modifications approuvées telles que les révisions de salaire.

Le Cabinet du juge en chef participera au processus budgétaire annuel conformément au cycle de planification budgétaire du ministère.

Le procureur général et la juge en chef conviennent qu’aucune modification ne sera apportée au budget de fonctionnement sans que soit consulté au préalable le Cabinet du juge en chef.

b. Politiques et procédures

Les politiques et procédures financières et administratives du Cabinet du juge en chef seront conformes, comme il convient, aux directives et lignes directrices du Conseil de gestion du gouvernement.

c. Services de soutien

Le ministère du Procureur général fournira au Cabinet du juge en chef les services de soutien financier et administratif suivants, ou s’assurera qu’ils sont fournis :

  • opérations comptables, conseils techniques et conseils sur la rémunération;
  • services en matière de ressources humaines, notamment administration des avantages sociaux du personnel, conseils quant à la classification et consultation concernant le redéploiement, le recrutement et les relations de travail;
  • conseils et consultation sur la technologie de l’information et les services de télécommunication;
  • services de vérification interne, conformes au plan de vérification interne du ministère;
  • services de gestion des locaux et de réinstallation;
  • services en français conformes à la politique du ministère;
  • services relatifs à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée;
  • services de statistiques courantes et spéciales;
  • services de soutien judiciaire qui ne relèvent pas de la juge en chef en vertu du présent protocole d’entente;
  • services liés aux déplacements.

12. Soutien en matière de recherche, de bibliothèque et de site Web

Le ministère continuera de verser du financement, fondé sur une affectation annuelle approuvée, au Cabinet du juge en chef pour soutenir le personnel, les stagiaires et les ressources de recherche nécessaires au fonctionnement du Centre de recherche de la Cour supérieure de justice.

De concert avec le comité de la bibliothèque du Cabinet du juge en chef, le ministère continuera de verser du financement, fondé sur une affectation annuelle approuvée, pour maintenir les ressources nécessaires dans les bibliothèques judiciaires de la Cour supérieure de justice (bibliothèques centrales, bibliothèques des palais de justice et collections des cabinets) sous la direction du chef des Services des bibliothèques juridiques qui relèvera du Bureau des services judiciaires auxiliaires de la Division des services aux tribunaux du ministère.

Le ministère continuera de fournir du financement au chef des Services des bibliothèques juridiques pour soutenir le développement du site Web actuel des tribunaux de l’Ontario, qui continuera de faire l’objet de discussions entre le procureur général et la juge en chef et leurs représentants.

13. Financement du Conseil des juges suppléants et formation

Le Conseil des juges suppléants, mis sur pied en vertu du paragraphe 33 (1) de la Loi, continuera de superviser les activités des juges suppléants de la Cour des petites créances de la Cour supérieure de justice, en regard des fonctions du Conseil décrites au paragraphe 33 (6) de la Loi.

Le ministère continuera de fournir du financement, fondé sur l’affectation annuelle approuvée, au Cabinet du juge en chef pour la formation juridique continue des juges suppléants, notamment les conférences Caswell annuelles.

Le ministère du Procureur général continuera de verser les tarifs journaliers aux membres du Conseil des juges suppléants nommés en vertu des alinéas 33 (2) d) et e) de la Loi ainsi que les allocations pour les frais de déplacement et de réunion du Conseil.

14. Financement concernant les plaintes relatives aux protonotaires chargés de la gestion des causes et aux juges suppléants

Le ministère continuera de verser du financement, selon les besoins, au titre des coûts administratifs et juridiques des comités mis sur pied pour enquêter sur des plaintes, conformément à la Loi, relatives aux protonotaires chargés de la gestion des causes et aux juges suppléants de la Cour des petites créances.

15. Nomination au moment opportun des fonctionnaires judiciaires provinciaux

Dans le présent article, les « fonctionnaires judiciaires provinciaux » désignent les fonctionnaires judiciaires et quasi-judiciaires nommés par la province à la Cour supérieure de justice et s’entendent notamment des protonotaires chargés de la gestion des causes, des juges suppléants de la Cour des petites créances, des registraires en matière de faillite et des liquidateurs des dépens.

Le procureur général et la juge en chef reconnaissent que la nomination au moment opportun des fonctionnaires judiciaires provinciaux est importante pour le fonctionnement efficace et efficient des tribunaux.

Le procureur général et la juge en chef conviennent de continuer à collaborer et à mettre tout en œuvre pour faciliter la nomination des fonctionnaires judiciaires provinciaux, selon les besoins, de manière raisonnable et dans les meilleurs délais possibles.

16. Normes de service en matière de droit de la famille

Le ministère et le Cabinet du juge en chef, de concert avec des représentants d’autres paliers de tribunaux, s’il y a lieu, collaboreront au besoin pour :

  • offrir partout en Ontario des services plus efficients, efficaces et accessibles, et dans de meilleurs délais, en matière de droit de la famille;
  • offrir des services et des séances d’information pour faciliter l’accès aux tribunaux de la famille, en particulier pour les parties qui se représentent elles-mêmes;
  • favoriser le recours à la médiation pour régler plus tôt les causes qui ressortissent au droit de la famille;
  • collaborer avec les partenaires de la magistrature, du barreau et du secteur de la justice pour améliorer les Règles en matière de droit de la famille afin de favoriser le règlement des causes dans les meilleurs délais possibles et réduire les coûts et les comparutions inutiles;
  • collaborer avec les partenaires de la magistrature, du barreau et du secteur de la justice pour contrôler le flux des causes et régler les difficultés connexes.

17. Technologies de l’information et directeur du soutien en matière d’information judiciaire

La juge en chef et le procureur général reconnaissent la nécessité d’assurer la sécurité des renseignements judiciaires contenus dans les systèmes informatiques et la protection de la vie privée par des spécifications globales destinées aux juges, qui tiendront compte des principes énoncés dans le Plan d’action du Conseil canadien de la magistrature en matièrede Sécurité des renseignements judiciaires.

Les rôles et responsabilités en matière de technologie de l’information dans le secteur de la justice seront établis dans un ou plusieurs protocoles, selon les besoins, conclus entre le ministère et l’Organisme de technologie de l’information pour le secteur judiciaire (OTIJ), un nouvel organisme qui s’emploie à assurer l’intégrité et la sécurité des renseignements judiciaires.

Fait en double dans la cité de Toronto le mardi 6 mai 2008.

L’honorable Christopher Bentley
Procureur général de l’Ontario

Fait en double dans la cité d’Ottawa le vendredi 9 mai 2008.

L’honorable Heather J. Smith
Juge en chef de la Cour supérieure de justice de l’Ontario