Utilisation de Case Center pour les audiences – Astuces pour les avocats

Vous avez reçu un courriel de Case Center vous indiquant de télécharger des documents dans Case Center en vue de votre prochaine audience. Que devez‑vous faire maintenant? Voici quelques astuces pour vous aider à utiliser Case Center.

Vous avez besoin de plus d’information? Vous pouvez visionner le tutoriel intitulé Welcome to Case Center (Bienvenue dans Case Center, en anglais seulement). Pour obtenir des directives techniques, veuillez ouvrir une session dans Case Center et cliquer sur « Service de support » ou consulter la foire aux questions ici.

Téléchargement de documents et préparatifs avant l’audience

Astuce 1 – S’inscrire à Case Center et ajouter le site Web Case Center (Ontario) aux signets

Si ce n’est pas déjà fait, vous devez tout d’abord vous inscrire en tant qu’utilisateur Case Center et ajouter ensuite le site Web Case Center (Ontario) à vos signets. Cliquez sur le lien contenu dans le courriel et vous serez dirigé vers Case Center pour y indiquer les renseignements requis dans la page d’inscription. Vous pouvez également vous inscrire à l’avance à l’adresse https://ontariocourts.casecenter.thomsonreuters.com/ en cliquant sur « Register » (S’inscrire) dans la partie supérieure droite de l’écran. Ajoutez également ce site Web à vos signets afin d’utiliser par la suite la version de Case Center de l’Ontario et non celle d’une autre administration.

Astuce 2 – Déposer les documents en premier pour ensuite les télécharger

Après avoir déposé vos documents devant le tribunal, par l’intermédiaire du service de soumission en ligne des documents judiciaires ou d’une autre méthode approuvée, et une fois que ces documents ont été acceptés par le tribunal, téléchargez‑les dans Case Center. Veuillez le faire au moins cinq jours avant la date de la comparution (ou plus tard SI les règles applicables le permettent). Les documents judiciaires nécessaires aux requêtes préliminaires à Toronto doivent être téléchargés le jeudi précédant la semaine où la motion doit être plaidée.

Important – Vous devez obligatoirement télécharger vos documents dans Case Center pour que le fonctionnaire judiciaire ait accès à ceux‑ci pendant sa préparation. Les documents qui ne sont pas téléchargés dans Case Center ne seront probablement pas examinés à l’avance.

Astuce 3 – Inviter d’autres avocats et adjoints juridiques

Les avocats peuvent accorder à d’autres professionnels un accès à leurs cas dans Case Center. Pour ce faire, trouvez le cas (à l’écran « Afficher la liste de cas ») et cliquez sur « Mettre à jour le cas ». Ensuite, cliquez sur l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le cas, puis sur « Inviter un nouveau participant ». Saisissez l’adresse de courriel du participant, puis sélectionnez les lots auxquels vous voulez lui donner accès (p. ex. les lots d’événement et les lots d’ordonnances et d’inscriptions). Lorsque vous cliquez sur « Inviter », un courriel automatisé de Case Center contenant un lien vers le cas sera envoyé à la personne.

Vous pouvez regarder un court tutoriel vidéo en cliquant ici.

Si vous êtes un plaideur non représenté et souhaitez accorder un accès à vos documents dans Case Center à une autre personne, vous devez demander au tribunal d’accorder cet accès.

Astuce 4 – Nommer et numéroter les documents

Pour télécharger des documents dans Case Center, vous devez les enregistrer en suivant le protocole de dénomination ci‑dessous :

• Type de document (y compris le numéro de formule lorsqu’il s’agit d’une affaire de droit de la famille);
• Type de partie qui soumet le document;
• Nom de la partie qui soumet le document (y compris les initiales de la partie si le nom n’est pas unique dans l’affaire);
• Date à laquelle le document a été créé ou signé, selon le format JJ­MMM­AAAA (p. ex. 12-JAN-2021).

Les documents dont le nom ne respecte pas ce protocole ne seront pas téléchargés correctement ou ne seront pas acceptés.

Vous pouvez contrôler l’ordre dans lequel vos documents apparaissent, veuillez donc ajouter un chiffre au début du nom du document (p. ex. 1. Mémoire – Partie intimée Smith – 01‑JAN-2021). Si vous téléchargez un nouveau document plus tard (p. ex. pendant l’audience), veuillez l’ajouter à la fin de votre liste pour que celui‑ci ne change pas l’ordre et les numéros de page qui ont été attribués aux documents qui ont déjà été téléchargés. Si vos documents n’apparaissent pas dans le bon ordre, veuillez communiquer avec le personnel pour qu’il puisse modifier les paramètres de votre dossier.

Voici un exemple de façon dont un intimé d’un appel peut nommer ses documents dans Case Center :

1. Mémoire – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
2. Dossier de défense – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
3. Recueil de plaidoiries – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
4. Recueil des transcriptions – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
5. Dossier des pièces – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
6. État financier Formule 13.1 – Requérant Smith – 01-JAN-2021

Astuce 5 – Télécharger les documents individuellement dans le lot d’événement approprié s’ils ne contiennent pas d’hyperliens vers d’autres document

Lorsque vous accédez à votre cas dans Case Center, vous voyez une liste de lots d’événement (sous‑dossiers) dans celui‑ci. Avant chaque événement, le personnel assignera un nom au lot de l’événement et vous donnera accès à celui‑ci. Par exemple, si une conférence en vue d’un règlement amiable est prévue, le personnel vous donnera accès au lot de celle‑ci. Vous auriez également accès aux lots d’événement et de conférence en vue d’un règlement amiable précédents. Téléchargez vos documents dans le lot d’événement approprié. Cela permet au fonctionnaire judiciaire d’examiner facilement les bons documents avant l’événement.

Pour télécharger des documents, cliquez sur l’onglet « Sections » dans le cas, trouvez la section désignée et cliquez sur « Télécharger le(s) document(s) ».

Règle générale, chaque document doit être téléchargé séparément dans Case Center, dans l’onglet « Section » approprié, et en utilisant le protocole de dénomination de documents décrit à l’astuce 4. Cette mesure permet de s’assurer que tous les documents sont organisés dans la table des matières figurant du côté gauche de l’écran d’examen et peuvent être téléchargés facilement par le système pendant l’audience. Il existe trois exceptions à cette règle :

• affidavits auxquels des éléments de preuve sont joints;
• recueil de doctrine et de jurisprudence;
• documents comprenant des hyperliens vers d’autres documents.

Les affidavits auxquels des éléments de preuve sont joints doivent être téléchargés en un même document PDF comprenant des hyperliens de l’affidavit vers les éléments de preuve pour en faciliter la consultation. De même, lorsqu’un recueil de doctrine et de jurisprudence est fourni au tribunal, il doit être téléchargé en un même document PDF avec une table des matières ayant des hyperliens vers les affaires qui y figurent. Cela fera en sorte d’aider le fonctionnaire judiciaire à repérer facilement les éléments de preuve et la jurisprudence. Le mémoire d’une partie peut être lié à la jurisprudence dans des sources en ligne accessibles au public, comme CanLii, lorsqu’elles sont disponibles.

Lorsqu’il s’agit de télécharger un document dans Case Center, assurez‑vous que le document comprend moins de 500 pages. Cette mesure permet d’éviter les problèmes de gel de votre document lors du défilement pendant l’audience. Ainsi, si un document comme un recueil de doctrine et de jurisprudence compte plus de 500 pages, il doit être divisé en recueil de doctrine et de jurisprudence vol. 1, recueil de doctrine et de jurisprudence vol. 2, etc. afin de ne pas dépasser le nombre maximum de pages.

Veuillez consulter l’astuce 6 pour obtenir des directives sur la façon de télécharger dans Case Center des documents comprenant des hyperliens vers d’autres documents qui seront également téléchargés.

Astuce 6 – Télécharger les documents en un même document PDF afin de conserver les hyperliens internes

Auparavant, seuls les hyperliens vers des sites Web externes demeuraient actifs dans les documents judiciaires une fois que ceux‑ci avaient été téléchargés dans Case Center. Les hyperliens internes menant à un emplacement au sein d’un document (p. ex. une table des matières avec des hyperliens vers chacune des sections du document) étaient désactivés lors du téléchargement des documents. Ce problème a maintenant été résolu.

Case Center conservera les hyperliens internes au sein d’un document si ces hyperliens mènent à un emplacement au sein du même document. Il est parfois préférable de télécharger des documents ensemble en tant qu’un même document PDF de plus grande taille afin de conserver les hyperliens internes, mais cela peut faire en sorte qu’il est plus difficile pour le fonctionnaire judiciaire de repérer les documents dans Case Center. Afin de télécharger tous les documents en un même document PDF de manière à conserver les hyperliens internes et à afficher également le nom de chaque document que contient ce document PDF pour faciliter la consultation, créez un « signet de premier niveau » pour chaque document au sein du document PDF en suivant le protocole de dénomination décrit à l’astuce 4.

Téléchargez ensuite votre document PDF dans Case Center en cliquant sur l’onglet « Section » dans le cas, trouvez la section désignée et cliquez sur « Télécharger le(s) document(s) ». Dans la page « Télécharger le(s) document(s) », cochez la case « Téléverser un PDF avec un signet ». Le fait de cocher cette case fait en sorte que Case Center repère les signets de premier niveau et divise ceux‑ci en documents distincts. Ces nouveaux documents distincts seront organisés en ordre numérique dans la table des matières qui se trouve dans l’écran d’examen. Les hyperliens contenus dans ces documents demeureront intacts.

Par exemple, lorsqu’il s’agit de télécharger un dossier de motion comprenant des hyperliens internes, créez un signet de premier niveau pour chaque document au sein du dossier de motion afin que ces documents s’affichent dans la liste des documents de Case Center figurant du côté gauche de l’écran d’examen. Le fait de suivre ces étapes permettra de vous assurer que vos documents sont organisés et facilement accessibles en vue de votre audience.

Veuillez noter que la fonction d’ajout de signets aux documents PDF ne doit pas être utilisée pour les affidavits auxquels des éléments de preuve sont joints et les recueils de doctrine et de jurisprudence, car ces documents ne doivent pas être divisés en documents distincts. Veuillez consulter l’astuce 5 pour de plus amples renseignements en ce qui concerne les affidavits auxquels des éléments de preuve sont joints et les recueils de doctrine et de jurisprudence.

Astuce 7 – Créer un index des documents clés qui présente la lettre de section et le numéro de page générés par Case Center

Après avoir téléchargé vos documents dans Case Center, vous pourriez vouloir créer un document contenant un index des documents que vous utiliserez à l’audience ainsi que la lettre de section et le numéro de page générés par Case Center (p. ex. A13). Si vous téléchargez ce document dans Case Center avant l’audience, le fonctionnaire judiciaire pourra le consulter lorsqu’il se préparera en vue de l’événement.

Astuces pour l’audience

Astuce 8 – Consulter une liste des événements à venir et accéder aux liens de vidéoconférence

Vous pouvez voir vos événements à venir dans Case Center en cliquant sur « Afficher les audiences » en haut de l’écran. Cette page présente une liste de vos audiences à venir et comprend les coordonnées Zoom pour les audiences virtuelles.

Si vous voulez partager les coordonnées Zoom avec votre client, cliquez sur le bouton « Video Conference Link » (Lien de la vidéoconférence) dans le cas dans Case Center, copiez le lien et collez‑le dans votre communication avec votre client.

Astuce 9 – Naviguer dans les lots

À titre de pratique exemplaire, le personnel vous donnera accès au lot d’événement de votre audience (p. ex. motion) et à un lot d’ordonnances et d’inscriptions. Vous recevrez un accès à plus de lots si d’autres événements sont planifiés et créés dans Case Center.

Vous pouvez naviguer dans vos lots à l’écran d’examen en utilisant le menu déroulant se trouvant dans le coin supérieur gauche de l’écran.

Astuce 10 – Diriger le fonctionnaire judiciaire vers une page précise d’un document

Si vous ou l’autre partie transmettez au fonctionnaire judiciaire la lettre de section et le numéro de page générés par Case Center (p. ex. B17), vous pouvez saisir ceux‑ci dans le champ « Find Page Number » (Trouver un numéro de page) à l’onglet « Trouver » en haut de l’écran, et tous les participants seront dirigés directement à la bonne page. Une autre façon de faire consiste à ouvrir le document dans Case Center, à cliquer sur « Trouver » en haut de l’écran, puis à cliquer sur « Diriger les autres à la page ». Cette méthode enverra à toutes les autres parties un message sur lequel ils peuvent cliquer pour être dirigés à la page en question.

Astuce 11 – Utiliser le mode présentateur pour la présentation pendant l’audience

Vous pouvez utiliser le mode présentateur pour aider les autres participants à suivre votre présentation pendant l’audience. Il vous permet d’afficher des pages et sections précises d’un document se trouvant dans Case Center pour tous les participants.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’onglet « Présenter », puis sur « Start Presentation » (Commencer la présentation) pour devenir le présentateur. Une bordure rouge apparaîtra autour du volet d’examen, ce qui signifie que vous êtes en mode présentateur. Demandez aux autres participants de cliquer sur l’onglet « Présenter », puis sur « Follow Presenter » (Suivre le présentateur) et sur votre nom. Vous verrez qui vous suit en regardant la liste de noms affichée en haut de l’écran.

Astuce 12 – Revenir à la dernière page consultée d’un document précédemment ouvert

Si vous passez d’un document à l’autre dans Case Center et souhaitez revenir à la dernière page consultée, cliquez sur « Trouver » en haut de l’écran pour afficher des boutons de fonctions supplémentaires, puis cliquez sur « Afficher la page précédente ».

Astuce 13 – Afficher plus d’un document Case Center à l’écran

Vous pouvez ouvrir de multiples documents dans Case Center en cliquant sur « Afficher » en haut de l’écran pour afficher des boutons de fonctions supplémentaires, puis en cliquant sur « Ouvrir dans un nouvel onglet ». Un nouvel onglet de votre navigateur s’ouvrira pour vous permettre de consulter les documents. Vous pouvez également afficher deux documents côte à côte dans Case Center en cliquant sur l’icône de doubles volets située dans le coin supérieur droit de votre fenêtre de lecture (c.‑à‑d. de petits rectangles qui se chevauchent). Un deuxième volet de lecture s’ouvrira pour que vous puissiez lire les deux documents côte à côte.

Astuce 14 – Mettre des éléments en surbrillance ou prendre des notes dans les documents au moyen de la fonction de notes

Vous pouvez mettre des éléments en surbrillance ou prendre des notes dans vos documents dans Case Center au moyen de la fonction de notes. Cette fonction est décrite dans le guide de Case Center qui porte sur les notes. Pour accéder au guide, ouvrez une session dans Case Center, puis cliquez ici. Pour accéder à une liste complète de guides pour Case Center, cliquez ici.

Astuce 15 – Télécharger les ordonnances et inscriptions récentes

Votre cas comprendra un lot d’ordonnances et d’inscriptions. On demande aux parties de télécharger des copies des ordonnances et inscriptions dans ce sous-lot si ces documents n’ont pas déjà été téléchargés afin qu’ils soient accessibles pour les événements à venir. Ces documents doivent comprendre toute ordonnance qui est toujours en vigueur ainsi que toute inscription pertinente, y compris les inscriptions qui ont été effectuées avant que les fichiers électroniques soient accessibles au tribunal.

N’oubliez pas de donner au document un nom descriptif qui respecte le protocole (c.‑à‑d. au lieu de « Ordonnance », inscrire « Ordonnance de Stevenson J., 1‑FEV‑2021 »).

Astuce 16 – Utiliser des projets d’ordonnance téléchargés dans Case Center

Les fonctionnaires judiciaires peuvent télécharger et modifier des projets d’ordonnance ou d’autres documents pour les aider à préparer leurs ordonnances. Vous pourriez donc vouloir inclure des projets d’ordonnance dans vos documents.

Astuce 17 –

Soutien

Une foire aux questions (FAQ) sur Case Center est accessible en ligne à l’adresse suivante : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/avis-et-ordonnances-covid-19/avis-supplementaire-2-septembre-2020/questions-caselines/.

Si vous avez besoin d’aide pour résoudre des problèmes techniques, veuillez communiquer avec le service de soutien technique de Thomson Reuters au 1­800­290­9378 et sélectionner l’option « Case Center » ou « Evidence Sharing » dans le répertoire, ou faire parvenir un courriel à l’adresse westlaw.softwaresupport@tr.com. Le soutien est offert de 8 h à 17 h du lundi au vendredi.

La Division des services aux tribunaux du ministère du Procureur général offre maintenant une ligne de soutien technique en tant qu’aide supplémentaire pour les plaideurs non représentés. Cette ligne dirige les plaideurs non représentés vers un répertoire d’options de soutien. Case Center est l’option 4 dans le menu. Les plaideurs non représentés peuvent joindre cette ligne au 1­800­980­4962.