Audiences avec Case Center – Conseils à l’intention des avocats et des parties autoreprésentées

Vous avez reçu un courriel de Case Center vous demandant de télécharger des documents en vue de votre prochaine audience dans Case Center. Que devez‑vous faire maintenant? Voici quelques conseils pour vous aider à travailler avec Case Center.

Assistance

Voir le document Foire aux questions dans la principale section d’assistance pour Case Center sur notre site Web. La page Support de Case Center est accessible 24 h sur 24/7 jours sur 7, sans qu’il soit nécessaire de s’inscrire.

Pour de l’assistance technique, contactez la ligne d’assistance technique de Thomson Reuters, au 1 800 290-9378 et sélectionnez « Case Center » ou « Evidence Sharing » lorsque vous atteignez le répertoire, ou envoyez un courriel à  decsupport@thomsonreuters.com. Les services d’assistance sont offerts de 8 h à 17 h (du lundi au vendredi).

L’InfoCentre de la Division des services aux tribunaux du ministère du Procureur général a maintenant une ligne d’assistance générale pour aider les parties autoreprésentées. La ligne d’assistance aiguille les parties autoreprésentées vers un répertoire d’options d’assistance. Case Center est l’option 4 sur le menu. Les parties autoreprésentées pourront appeler la ligne d’assistance au 1 800 980-4962 ou écrire à info.CaseCenter@ontario.ca.

Téléchargement de documents et préparatifs avant l’audience

Conseil 1 – S’inscrire à Case Center et ajouter le site Web Case Center (Ontario) aux signets

Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devez tout d’abord vous inscrire vous inscrire comme utilisateur Case Center sur le site Web de Case Center (Ontario). Cliquez sur le lien affiché dans le courriel que vous avez reçu. Ce lien vous conduit à Case Center. Entrez les renseignements demandés sur la page d’inscription. Vous pouvez aussi vous préinscrire à la page https://ontariocourts.casecenter.thomsonreuters.com/ et cliquer sur « Inscription » dans le coin supérieur droit. Vous pouvez ajouter ce site Web à vos signets pour retourner facilement à la version de l’Ontario de Case Center et pas à celle d’une autre province ou d’un autre pays.

Conseil 2 – Déposer les documents en premier, puis les télécharger

Après avoir déposé vos documents au tribunal par le Portail de soumission en ligne pour les instances en droit de la famille, par courriel ou en personne, et après que les documents ont été acceptés par le tribunal, téléchargez-les dans Case Center. Cela devrait être fait au moins 5 jours ouvrables avant la date de votre comparution (ou plus tard SI les règles applicables le permettent).

Important – Il est obligatoire de télécharger les documents dans Case Center pour que le juge ait accès à vos documents lorsqu’il se prépare à l’audience. Les documents qui n’ont pas été téléchargés dans Case Center ne seront probablement pas examinés à l’avance.

Conseil 3 – Inviter d’autres avocats et adjoints juridiques

Les avocats peuvent donner à d’autres professionnels accès à leurs dossiers dans Case Center. Pour le faire, vous devez localiser le dossier (dans l’écran « Afficher la liste de cas ») et sélectionner « Mettre à jour le cas ». Ensuite, cliquez sur l’onglet « Personnes » dans le fichier du cas, puis sur « Inviter un nouveau participant ». Saisissez l’adresse de courriel du participant et sélectionnez les lots auxquels vous voulez lui donner accès (p. ex., l’audience et les lots d’ordonnances et inscriptions). Une fois que vous cliquez sur « Inviter », un courriel automatisé de Case Center contenant un lien vers le cas sera envoyé à la personne.

Si vous avez un avocat qui vous représente, une invitation lui sera envoyée afin qu’il puisse télécharger des documents en votre nom. Si vous souhaitez accéder à votre dossier dans Case Center, demandez à votre avocat de vous envoyer une invitation par courriel.

Si vous êtes une partie qui se représente elle-même et que vous souhaitez accorder à une autre personne l’accès à votre dossier Case Center, vous devrez demander au juge d’accorder l’accès.

Conseil 4 – Nommer et numéroter les documents

Case Center utilise des termes tels que sections et lots pour indiquer où vos documents téléchargés doivent être dirigés. Pour télécharger un document dans Case Center, vous devez l’enregistrer en suivant le protocole de dénomination de fichier suivant :

• Type de document (y compris le numéro de formule dans un cas de droit de la famille);
• Type de partie qui soumet le document;
• Nom de la partie qui soumet le document (avec les initiales si le nom n’est pas unique au cas);
• La date de création ou de signature du document, en suivant le format JJ-MMM-AAAA (p. ex., 12-JAN-2021).

Il est important que le protocole de dénomination des documents soit suivi afin que les parties et le juge aient facilement accès aux documents téléchargés. Si des documents ne sont pas nommés conformément au protocole de dénomination, le juge peut décider d’examiner uniquement les documents qui sont conformes au protocole et peut décider de reporter votre audience à un autre jour.

Vous pouvez contrôler l’ordre dans lequel vos documents apparaissent. Veuillez donc ajouter un numéro au début du nom du document (p. ex., 1. Mémoire de conférence relative à la cause 17A – Intimé – Smith – 01-JAN-2021, puis 2. Certificat de divulgation de renseignements financiers 13A – Intimé – Smith – 01-JAN-2021). Si vous téléchargez un nouveau document plus tard (p. ex., pendant l’audience), vous devrez l’ajouter à la fin de votre liste afin qu’il ne modifie pas l’ordre et les numéros de page qui ont été attribués aux documents qui ont déjà été téléchargés. Si vos documents n’apparaissent pas par ordre numérique, veuillez contacter le personnel afin qu’il puisse modifier les paramètres dans votre dossier.

Exemples de documents nommés et numérotés pour une conférence relative à la cause :

1. Mémoire de conférence relative à la cause 17A – Requérant – Smith – 01-JAN-2021
2. Certificat de divulgation de renseignements financiers 13A – Requérant – Smith – 01-JAN-2021
3. État financier 13 – Requérant – Smith – 01-JAN-2021
4. Affidavit de signification 6B – Requérant – Smith – 06-JAN-2021

Téléchargement de documents subséquents :

Vous pouvez contrôler l’ordre dans lequel vos documents apparaissent dans Case Center à l’aide de la fonction d’insertion. Cette fonction vous permet de télécharger des documents qui doivent être réordonnés dans une section où il y a déjà des documents, sans qu’il y ait d’incidence sur les numéros de page Case Center d’origine attribués aux documents téléchargés précédemment. Vous devez utiliser la fonction d’insertion chaque fois que vous téléchargez un document qui doit apparaître entre d’autres documents dans votre section.

Comment utiliser la fonction d’insertion:

1. Assurez-vous que vous avez sélectionné le lot et la section dans lesquels vous souhaitez télécharger des documents.
2. Téléchargez le document que vous souhaitez placer entre des documents téléchargés précédemment.
3. Après avoir téléchargé le document, cliquez sur le bouton “Mettre à jour tous les documents”.
4. Les numéros de la colonne « Numéro de document » doivent refléter l’ordre dans lequel vous souhaitez que vos documents apparaissent; modifiez le numéro du dernier document téléchargé afin qu’il apparaisse à l’endroit souhaité dans la liste (par exemple, si le document téléchargé est répertorié sous le numéro 0014, mais qu’il doit être placé avec le document numéro 0005 [ou après 0004], remplacez « 0014 » par « 0005 »).
5. Cochez la case “Inséré”.

REMARQUE : Case Center insère le document avant ou après le document existant. L’emplacement du document dépend du nom du document que vous insérez. Si le document que vous avez inséré s’est vu attribuer le même numéro qu’un document précédent (p. ex. deux documents ont le numéro de document 0005), ces deux documents seront triés par ordre alphabétique.

Pour reprendre l’exemple ci-dessus, si le nom du document numéro 0005 est « Mémoire de conférence relative à la cause Formule 17A – Requérant – Smith – 01-JAN-2021 » et que vous souhaitez insérer un document intitulé « Affidavit de signification Formule 6B – Requérant – Smith – 06-JAN-2021 », le document inséré apparaîtra au-dessus du document existant (parce que le nom du document commence par « A »).

De même, si vous insérez un document intitulé « État financier Formule 13 – Requérant – Smith – 01-JAN-2021 », le document inséré apparaîtra au-dessus du document existant (parce que le nom du document commence par la lettre « E » alors que celui du document existant commence par la lettre « M »).

EXCEPTION : Les documents insérés dont le nom commence par un chiffre plutôt que par une lettre seront placés en ordre numérique au-dessus de tout document dont le nom commence par une lettre.

Par exemple, si vous souhaitez qu’un document que vous insérez apparaisse avant un document existant, vous pouvez choisir d’ajouter « 1 » ou « 01 », selon le cas, afin que le document inséré soit prioritaire.

Cliquez sur le bouton Réviser pour afficher l’index et l’emplacement de votre document. Case Center paginera automatiquement le document nouvellement téléchargé et ajoutera un « a » (ou « b », « c », « d », etc.) pour indiquer qu’il a été inséré (p. ex. A7a, B17a).

Pour en savoir plus sur la fonction d’insertion et sur la mise à jour des documents, veuillez consulter la page suivante : https://answers.legalprof.thomsonreuters.com/ressources-de-format/case-center-french/cc_Commentmettrear?pflpid=4891

Conseil 5 – Télécharger les documents individuellement dans le lot approprié s’ils ne contiennent pas d’hyperliens vers d’autres documents

Après avoir accédé à votre cas dans Case Center, vous verrez une liste de lots (sous-dossiers) dans votre cas. Avant chaque étape, le personnel du tribunal changera le nom d’un lot et vous donnera accès au lot de l’étape. Par exemple, si une conférence relative à la cause a été fixée, le personnel du tribunal vous donnera accès au lot de la conférence relative à la cause. Vous aurez aussi accès aux lots des étapes précédentes. Téléchargez vos documents dans le lot qui convient. Le juge pourra ainsi facilement passer en revue les documents pertinents avant la prochaine étape.

Pour télécharger un document, cliquez sur l’onglet « Sections » dans le dossier du cas, cherchez votre section désignée et sélectionnez « Mettre à jour des documents ».

D’une façon générale, il faudrait télécharger chaque document séparément. Plus précisément, vous devez télécharger le mémoire de conférence relative à la cause 17A en suivant le protocole de dénomination susmentionné, puis télécharger l’affidavit de signification 6B séparément. Vous ne devez pas télécharger un fichier contenant les deux documents. Cette règle s’applique aux pièces proposées au procès (ou à une autre séance) ou aux documents contenus dans un dossier de motion. Cette méthode garantit que tous vos documents sont organisés et facilement accessibles pour votre audience. Chaque document figurera dans la table des matières qui se trouve sur le côté gauche de l’écran « Examen ».

Les affidavits avec des pièces annexées et les recueils des éléments de doctrine et de jurisprudence sont l’exception à cette règle générale. Les affidavits avec des pièces annexées devraient être téléchargés sous la forme d’un seul document PDF avec des hyperliens de l’affidavit conduisant aux les pièces pour faciliter la consultation. De la même façon, si un recueil des éléments de doctrine et de jurisprudence est fourni à la Cour, il devrait être téléchargé sous la forme d’un document PDF unique avec une table des matières hyperliée aux affaires qu’il contient. Cela aidera le juge à localiser facilement les pièces et la jurisprudence.

Avant de télécharger un document dans Case Center, vérifiez qu’il ne contient pas plus de 500 pages. Cela évitera que le document gèle pendant que vous parcourez le document à l’audience. Des documents volumineux, comme un recueil des éléments de doctrine et de jurisprudence qui a plus de 500 pages, devraient être répartis en volumes (p. ex., recueil des éléments de doctrine et de jurisprudence, vol. 1; recueil des éléments de doctrine et de jurisprudence, vol. 2).

Conseil 6 – Télécharger les documents dans un seul document PDF pour conserver les hyperliens qu’il contient

Case Center conservera les hyperliens contenus dans un document à condition que ces hyperliens renvoient à un endroit dans le même document. Il est parfois préférable de télécharger des documents ensemble dans un large document PDF afin de conserver les hyperliens, mais cela pourrait être plus difficile pour le juge de retrouver les documents dans Case Center. Afin de télécharger tous les documents dans un seul PDF pour conserver les hyperliens internes, tout en affichant les noms de chaque document qu’il contient pour s’y retrouver plus facilement, créez un « signet de premier niveau » pour chaque document dans le document PDF en suivant le protocole de dénomination indiqué au conseil 4.

Ensuite, téléchargez votre PDF dans Case Center en cliquant sur l’onglet « Sections » dans le dossier du cas. Cherchez votre section désignée et sélectionnez « Télécharger document ». Sur la page « Télécharger document », sélectionnez la case « Télécharger PDF indexé ». La sélection de cette case donnera l’ordre à Case Center de détecter les signets de premier niveau et de les séparer dans des documents distincts. Ces documents séparés seront organisés par ordre numérique dans la table des matières qui se trouve à l’écran « Examen ». Les hyperliens contenus dans ces documents seront intacts.

Par exemple, lorsque vous téléchargez un dossier de motion qui contient des hyperliens, créer un signet de premier niveau pour chaque document contenu dans le dossier de motion pour qu’ils puissent être affichés dans la liste des documents de Case Center sur le côté gauche de l’écran Examen. Vos documents seront ainsi bien organisés et facilement accessibles pour l’audience.

Veuillez noter que la fonction PDF indexé ne devrait pas être utilisée pour des affidavits avec des pièces annexées et des recueils des éléments de doctrine et de jurisprudence, car ces documents ne devraient pas être séparés en documents distincts. Lire le conseil 5 pour savoir comment traiter les affidavits avec des pièces annexées et les recueils des éléments de doctrine et de jurisprudence.

Conseil 7 – Créer un index des documents importants indiquant les numéros de documents et de pages générés par Case Center

Après avoir téléchargé vos documents dans Case Center, vous pouvez créer un document contenant un index des documents sur lesquels vous vous appuierez à l’audience, avec les lettres de documents et les numéros de pages générés par Case Center (p. ex., A13). Si vous ajoutez un index des documents clés sur Case Center avant l’audience, le représentant de l’appareil judiciaire peut s’y référer lorsqu’il se prépare à la séance.

Conseils pour les audiences

Conseil 8 – Afficher une liste des séances prochaines et accéder aux liens des vidéoconférences

Vous pouvez voir vos prochaines séances dans Case Center en cliquant sur « Afficher les audiences » au haut de l’écran. Cette page contient une liste de vos audiences à venir et affichera les coordonnées de connexion à Zoom pour les audiences virtuelles, le cas échéant, ou d’autres informations relatives à l’audience.

Si un avocat souhaite partager les coordonnées de connexion à Zoom avec un client, cliquez sur le bouton « Lien vers la vidéoconférence » dans le cas sur Case Center, et copiez le lien et collez-le dans la lettre au client.

Conseil 9 – Passer d’un lot à un autre

D’une façon générale, le personnel du tribunal vous donnera accès au lot de votre audience (p. ex., conférence relative à la cause dans le cadre de la motion) et au lot des inscriptions, ordonnances et jugements. Vous obtiendrez accès à d’autres lots si d’autres séances sont fixées et créées par Case Center.

Vous pouvez passer d’un lot à l’autre dans l’écran « Examen » en sélectionnant le menu déroulant situé dans le coin supérieur gauche de l’écran.

Conseil 10 – Renvoyer le juge à une page précise d’un document

Si vous ou l’autre partie remettez au juge le numéro d’un document ou d’une page généré par Case Center (p. ex., B17), vous pouvez le taper dans le champ « Trouver page » à l’onglet « Trouver » au haut de l’écran et tous les participants seront conduits directement à cette page. Pour renvoyer un juge à une page précise d’un document, il est aussi possible d’ouvrir le document dans Case Center, puis de cliquer sur « Trouver » au haut de l’écran et sur « Diriger les autres à la page ». Toutes les personnes qui ont obtenu l’accès au cas recevront ainsi un message, sur lequel elles pourront cliquer pour parvenir à la même page.

Conseil 11 – Utiliser le mode présentateur pour faciliter la présentation pendant l’audience

Vous pouvez utiliser le mode présentateur pour qu’il soit plus facile aux participants de suivre votre présentation pendant l’audience. Vous pourrez ainsi afficher des pages et des sections précises d’un document sur Case Center pour que tous les participants puissent les voir.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’onglet « Présenter » et sur « Start Presentation » (Commencer la présentation) pour que vous deveniez le présentateur. Une bordure rouge apparaîtra autour du volet d’examen, indiquant que vous êtes en mode présentateur. Demandez aux autres participants à l’audience de cliquer sur l’onglet « Présenter », puis de cliquer sur « Follow Presenter » (Suivre le présentateur) et de choisir votre nom. Vous pourrez voir qui vous suit d’après la liste des noms qui s’affiche au haut de l’écran.

Conseil 12 – Retourner à la dernière page consultée d’un document précédemment ouvert

Si vous avez passé d’un document à l’autre dans Case Center et que vous souhaitez revenir à la dernière page consultée, cliquez sur « Trouver » au haut de l’écran pour afficher des boutons de fonctions supplémentaires. Cliquez ensuite sur « Afficher la page précédente ».

Conseil 13 – Afficher plus d’un document Case Center à l’écran

Vous pouvez ouvrir de multiples documents dans Case Center en cliquant sur « Afficher » en haut de l’écran pour faire apparaître d’autres boutons de fonctions, puis cliquer sur « Ouvrir dans un nouvel onglet ». Un nouvel onglet s’ouvrira dans votre navigateur qui vous permettra d’afficher les documents. Vous pouvez aussi ouvrir deux documents côte à côte dans Case Center en cliquant sur l’icône de doubles volets située dans le coin supérieur droit de votre fenêtre de lecture (c.‑à‑d. de petits rectangles qui se chevauchent). Un deuxième volet de lecture s’ouvrira pour que vous puissiez lire les deux documents côte à côte.

Conseil 14 – Surligner ou écrire des notes sur les documents à l’aide de la fonction Notes

Vous pouvez surligner ou prendre des notes dans vos documents dans Case Center au moyen de la fonction Notes. Cette fonction est décrite dans le guide de Case Center qui porte sur les notes. Pour accéder au guide, ouvrez une session dans Case Center, puis cliquez sur :

• Comment ajouter des notes à un document (thomsonreuters.com)
• Comment modifier et filtrer les notes (thomsonreuters.com)
• Comment cacher des notes (thomsonreuters.com)

La liste complète des guides de Case Center est consultable sur le site Web suivant : PAGE D’ACCUEIL (thomsonreuters.com).

Conseil 15 – Télécharger des inscriptions et ordonnances récentes

Votre cas comprendra un lot d’inscriptions, d’ordonnances et de jugements. Si votre cas de droit de la famille est encore actif, vous devrez télécharger des copies des ordonnances et inscriptions précédentes dans ce sous-lot si elles n’ont pas encore été téléchargées. Ces documents devraient inclure toute ordonnance qui demeure en vigueur et toute page d’inscription pertinente que le juge a délivrée dans le cadre de l’affaire devant le tribunal.

N’oubliez pas de sauvegarder le document conformément au protocole de dénomination (c.-à-d. au lieu de « Ordonnance », inscrivez « Ordonnance de Smith J. 01-FEB-2021 »).

Conseil 16 – Utiliser des projets d’ordonnance téléchargés dans Case Center

Les juges peuvent télécharger et modifier des projets d’ordonnance qu’une partie ou son avocat a téléchargés dans Case Center. Il serait donc utile d’ajouter des projets d’ordonnance dans vos documents pour que le juge puisse les signer. L’ordonnance sera ensuite téléchargée dans Case Center par le personnel du tribunal à la fin de l’audience.

Conseil 17 – Qui puis-je contacter si la plateforme Case Center ne fonctionne pas bien?

Si vous avez besoin d’aide pour résoudre des problèmes techniques, composez le 1 800 290-9378 et sélectionnez « Case Center » ou « Evidence Sharing » dans le répertoire, ou envoyez un courriel à decsupport@thomsonreuters.com.

Les services d’assistance technique de Thomson Reuters sont fournis de 8 h à 17 h (du lundi au vendredi) (fuseau horaire de l’Est).

Technical support provided by Thomson Reuters is available from 8 AM to 5 PM (Monday – Friday) Eastern Time Zone.